Varkauden kaupunki on uusin Timmi-asiakas. Kaupungin myöntämät avustukset käsitellään ja maksetaan jatkossa TIMMI Avustusohjelmistolla. Ohjelmistoa voivat hyödyntää kaupungin kaikki toimialat. Hankittu kokonaisuus sisältää myös TIMMI Järjestöohjelmiston.
Timmi Software Oy ja Varkauden kaupunki ovat käyneet neuvotteluja jo vuodesta 2013 lähtien TIMMI Avustusohjelmiston ja TIMMI Järjestöohjelmiston hankkimisesta. Nyt vihdoin kaupunginvaltuuston vuodelle 2017 hyväksymässä sivistystoimen talousarviossa oli varattu hankinnalle määräraha, jota täydensi digitalisaatiohankkeen rahoitus.
Aiemmin Varkauden kaupungin avustusten myöntämiseen ei ole ollut yhteistä tietojärjestelmää. Konsernihallinnon tapahtuma-avustuksia on voinut hakea kaupungin www-sivujen sähköisen lomakkeen avulla, muilta osin hakemukset ja niiden liiteaineisto on toimitettu paperiversiona. Jatkossa koko hakemusprosessi digitalisoituu TIMMI Avustusohjelmiston käyttöönoton myötä. Vuonna 2016 Varkauden kaupunki myönsi noin 220 avustusta. Alla on kuvattu tehdyn hankinnan osa-alueet:
- TIMMI Järjestöohjelmisto, jolla käyttäjät voivat lähettää tiedotteita järjestöjen yhteyshenkilöille henkilön roolin (mm. puheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja, tiedottaja) ja vastuulajin (mm. jalkapallo, jääkiekko, voimistelu) mukaisesti. Ohjelmistoon rekisteröityneet järjestön yhteyshenkilöt voivat internet-käyttöliittymän avulla ylläpitää omia yhteystietojaan. Kuntalaiset voivat internet-käyttöliittymän avulla hakea järjestöjen tietoja lajityypin (esim. palloilulaji), lajin (esim. jalkapallo) tai vapaan tekstihaun perusteella.
- TIMMI Avustusohjelmisto, jonka avulla avustuksen hakija voi tallentaa ja jättää hakemuksen sähköisessä muodossa. Hänen on helppo seurata omalta asiointitililtään hakemuksen käsittelyn etenemistä eri vaiheissa ja seuraavan kauden hakemuksessa voi käyttää pohjatietona edellisen hakemuksen tietoja. Ohjelmistolla sähköisenä saapuneiden hakemusten käsittely onnistuu vaivattomasti. Päätöksentekoa varten saadaan anotuista ja esitetyistä avustussummista erityyppisiä raportteja tarpeen mukaan. Päätökset voidaan viestittää hakijoille sähköisesti suoraan ohjelmistosta. Samoin mediatiedote myönnetyistä avustuksista saadaan suoraan raporttimuodossa. Myönnettyjen summien maksatus hakijoiden pankkitileille ja maksatustietojen siirto kaupungin kirjanpitoon hoituu konekielisesti.
