Keskittäminen kannattaa
Hajautettu varausjärjestelmä vaikeuttaa niin tilan löytämistä kuin kuntalaisen asiointia. Kunnilla ja kaupungeilla on käytössään erilaisia toimintamalleja tilavarausten käsittelyyn. Tilat saattavat olla hajautettuna kaupungin tai kunnan oman hallintorakenteen mukaan niin, että myös tilavaraukset on eriytetty. Tilaa etsivän kuntalaisen on siis tiedettävä minkä palvelualueen alta hakea tilaa, koska eri alueiden tilojen varaustilannetta ei voi vertailla keskenään.
Kunta voi saada tilat tehokkaaseen käyttöön helpottamalla tilojen löydettävyyttä esimerkiksi keskitetyn TIMMI-varausjärjestelmän avulla, joka:
- tuo kaikki varattavat tilat samaan paikkaan
- ohjaa tulot ja menot oikealle palvelualueelle
- helpottaa kuntalaisen asiointia.
Keskitetty varausjärjestelmä voi olla kokonaan itsenäisenä toimiva eli palvelualueista riippumaton varaustoimisto, mikä on vielä harvinainen. Ensimmäiset askeleet kohti palvelun yksinkertaistamista voidaankin ottaa eri palvelualueet yhdistävällä järjestelmällä, jossa kuntalaisen asiointi tapahtuu yhdessä palveluportaalissa samalla, kun laskut ja tulot ohjautuvat edelleen eri palvelualueille.
Vantaalla tilat löytyvät helposti
Vantaalla palvelun yhtenäistämistä on tehty määrätietoisesti jo vuodesta 2015 ja nykyään varattavat tilat löytyvät saman järjestelmän alta eli kuntalainen näkee kaikki saatavilla olevat tilat samassa kalenterinäkymässä. Tavoitteena kaikessa kehitystyössä on toimintatapojen yhtenäistäminen ja kuntalaisen asioinnin helpottaminen.
Kehittäminen ja toimintamallien muuttaminen vaatii aina aikaa. Vantaalla jatkuvan kehityksen edistämisestä vastaava tietohallinto koordinoi kehitystyötä ja pyrkii nostamaan eri palvelualueiden keskeisiä tarpeita yhteisesti esille. Osana tilavarauspalvelujen keskittämistä perustettiin myös uusi toimenkuva: Jatkossa liikuntapalvelukoordinaattori toimii niin asiakkaiden kuin kaupungin kaikkien operatiivisten käyttäjien tukena TIMMI-järjestelmän käytössä.
Toimintojen yhtenäistäminen vaatii pitkäjänteistä kehitystyötä, mikä kuitenkin maksaa vaivansa. Lopputuloksena kunnat pääsevät tarjoamaan parempaa palvelua kuntalaisille tehostaen samalla tilojen käyttöä. Keskittämällä palvelu paranee, kuntalaisen asiointi helpottuu, organisaation sisäinen kehitystyö edistyy, tilojen käyttöaste kasvaa ja ympäristö kiittää.
