Porin kaupungissa selvitetään tapoja tehostaa tilojen käyttöä ja sujuvoittaa niiden varaamista. Timmin kanssa yhteistyössä toteutettavan pilotin tavoitteena on testata uuden teknologian tuomia mahdollisuuksia hybridityön edistämiseksi. Tuotettua dataa käytetään myös tiedolla johtamiseen.
Porissa on käynnissä pilotti, jonka avulla helpotetaan kaupungin tilojen monipuolisempaa ja sujuvampaa hyödyntämistä joustavaan työskentelyyn.
“Kaupungeilla on erityisesti koronan jälkeen ollut tavoitteena mahdollistaa etätyöskentelyä entistä jouhevammin. Sitä on pyritty edistämään niin, että paljon etätyötä tekevät henkilöt pystyisivät helposti varaamaan työpisteitä tai neuvotteluhuoneita niille päiville, kun pitää tulla työskentelemään toimistolle.”, Timmi Software Oy:n myyntijohtaja Jani Asikainen kertoo.
“Pilotin strateginen tavoite on monikäytöllistää tiloja ja saada tilat tehokkaaseen käyttöön. Ideana on testata hybridityömallia, jossa käyttäjä voi varata työpäiväsuunnitelmiinsa sopivimman työpisteen tai neuvottelutilan useasta kaupungin toimitilasta.”, Porin kaupungin projektipäällikkö Marianne Keskimäki tarkentaa.
Työtilojen varaamisen helpottamiseksi kaupungin kolmessa eri toimitilassa työpisteitä saa varattua suoraan pohjapiirroksesta.
“Haluttuihin rakennuksiin on kiinnitetty karttaan rakennusten pohjapiirustukset, joissa näkyy työpisteiden ja neuvotteluhuoneiden varaustilanne. Pohjapiirrustuksesta varaaminen on mahdollista niin tietokoneen selaimella kuin mobiilisti.”, Asikainen kuvaa.
“Käyttäjillä on käytössä muun muassa puhelimella toimiva TIMMI Tilavarausohjelmisto, josta he voivat katsoa varaustilanteen ja esimerkiksi varata etukäteen työpisteen tai neuvottelutilan.”, Keskimäki lisää.
Henkilöstön arjen sujuvoittamisen ohella tietoa kerätään talteen jatkuvan kehityksen hengessä. Pilotin käyttödata kerätään ja analysoidaan työympäristökehittämistä varten. Tavoitteena on myös tutkia, kuinka anturiteknologiaa voidaan hyödyntää työpisteiden varaamisessa.
Koekäyttöön otettiin myös TIMMI Olosuhdeanturit -liittymä, jolla mahdollistetaan tilan varaaminen tilaan tai työpisteelle kiinnitetyistä antureista saatujen havaintojen perusteella. Tila voidaan varata siis suoraan kulkemalla sisään, jolloin anturi havaitsee paikallaolijan ja lähettää tiedon TIMMI Tilavarausohjelmistoon. Tila varautuu automaattisesti.
“Anturi tekee havainnon ihmisestä, joka saapuu tilaan ja tekee automaattisesti varauksen.”, Asikainen tiivistää.
Olosuhdeanturit tekevät tilojen käytöstä entistä joustavampaa, koska tilan saa käyttöön helposti juuri silloin, kun sitä tarvitsee.
“Tilojen käyttö onnistuu pilotin myötä paremmin esimerkiksi ”addhockina”, eli nopeasti kokoustilaan kävellen, ja varaus näkyy koko organisaatiolle.”, Keskimäki iloitsee.
Outlook-kalenterin hyödyntämistä varten otettiin käyttöön MS Exchange -liittymä, mikä toimii kunnan sisäisiin kokoustilojen varauksiin. Lisäksi asennettiin TIMMI Ovenpielinäytöt, jotka kertovat tilan ajantasaisen varaustilanteen nimensä mukaisesti kunkin huoneen ovella.
Timmi kuuntelee asiakasta
Palaute asiakkaalta on ollut positiivista. Käyttöönoton alkutaipaleella kohdatut hidasteet hoidettiin ripeästi ja pilotti etenee ongelmitta.
“Asennustyöt ja käyttöönotto menivät hyvin. Outlookin ja Timmin välillä oli aluksi synkronointiongelmia, mutta ne saatiin nopeasti korjattua.”, Keskimäki kuvaa.
Keskusteluyhteys on ollut hyvä koko yhteistyön ajan eikä kehitysideoiden kanssa ole tarvinnut jäädä pyörittelemään peukaloita. Keskimäki kehuukin yhteistyötä Timmin kanssa:
“Yhteistyö Timmin kanssa on toimivaa ja luontevaa. Säännöllisissä projektiryhmän palavereissa käydään läpi tilannekatsaus pilotista ja keskustellaan mahdollisista muutostoiveista. Virhetilanteisiin tartutaan nopeasti, kehitystyö on ollut toimivaa ja kysymyksiin saa nopeasti vastaukset.”
Asiakkaan ja toimittajan välisten säännöllisten palavereiden lisäksi palautetta kerätään jatkuvasti palvelun käyttäjiltä. Kehitystyötä tehdäänkin nimenomaan henkilöstön toiveita kuunnellen.
“Pilotin käyttäjäryhmällä on oma Teams-kanava, jossa voi kysellä ja keskustella vapaasti pilotista. Kehitysideoita, risuja ja ruusuja otetaan ryhmässä mielellään vastaan, ja muutamia uusia ominaisuuksia sekä muutoksia on tehtykin käyttäjien toiveesta. Pilotin lopussa jokaiselta jäseneltä pyydetään käyttöpalaute, joka käsitellään yhdessä Timmin kanssa.”, Keskimäki kuvaa.
Lisätietoja varten, olethan yhteydessä: myynti@timmi.fi
