Timmi Software Oy järjesti 7.10.2021 paneelikeskustelun liikuntatoimen tilavarausautomaatiosta, missä pureuduttiin kuntien ja kaupunkien liikuntatoimen vakiovuorojaon ongelmakenttään.
Paneelissa asiantuntijat useammasta eri kaupungista keskustelivat vakiovuorojaon haasteista: erilaisista ongelmista, joita ratkotaan jo ennen kuin haku alkaa, haun aikana esiin nousevista ongelmakohdista, varsinaisen vuorojaon yhteydessä ratkaistavista haasteista sekä vuorojaon jälkipyykistä.
Paneeli on jatkoa keväällä 2021 aloitettuun Liikuntatoimen tilavarausautomaatio -webinaarisarjaan, jonka ensimmäisessä osassa kuultiin Timmin suunnitelmista liikunnan vakiovuorojen sijoittelun automatisoinnista.
"Tavoitteenamme on tuottaa liikuntatoimen tilavarausautomaatio, joka tekee vakiovuorojaon ilman manuaalista työtä. Tällöin hakemukset tulevat TIMMI-järjestelmään, algoritmi käsittelee ne ja jakaa vuorot ennalta sovittujen priorisointisääntöjen perusteella. Nyt selvitetään vakiovuorojakoon liittyviä ohjelmistoriippumattomia haasteita, jotta voimme tulevaisuudessa luoda käyttöprosessit niin, että mahdollisimman iso osa ongelmista ratkaistaan ohjelmistolla.", projektista vastaava Timmin tuotepäällikkö Laura Hurme kertoo.
Vakiovuoroja jakamassa
Liikuntatoimen varaushakemusten käsittelyssä ja vuorojaossa etukäteissuunnittelu on tärkeässä roolissa. Sillä pyritään ennakoimaan vuorojakoa lajien, olosuhteiden, kellonaikojen ja vuorojen pituuden mukaan. Liikuntapalveluiden asiantuntijat kartoittavat käytössä olevat tilat, niihin liittyvät mahdolliset käyttöaikarajoitteet ja poikkeavat aukioloajat. Hyvin tehty alkutyö on tärkeää, jotta puutteita ja epäonnistumisia ei tarvitse myöhemmin korjata.
Monessa kaupungissa on tapana keskustella ja perehdyttää isompia seuroja vuorojen hakuun. Pyrkimyksenä on kartoittaa seurojen tarvitsemia vuoroja ja sopia etukäteen niiden hausta.
"Käymme vuoropuhelua seurojen kanssa ja luomme yhteiset pelisäännöt, joiden mukaan vuoroja haetaan kohdennetusti esimerkiksi kellonajan tai ikäryhmän mukaan. On tärkeää, että seuroissa tehdään ennakkosuunnittelua ja haetaan oikean pituisia vuoroja ja nimetylle ryhmälle eikä summassa kaikkia arki-iltoja klo 16-21 väliltä. Tämä helpottaa varsinaista jakoprosessia.", kertoo liikuntasuunnittelija Mika Vänni Nurmijärveltä.
Hakuaika on useassa kaupungissa rauhallisinta aikaa, kun vuorojen jakajien työ keskittyy asiakaspalveluun ja ohjaukseen. Eniten työtä aiheuttavat puutteelliset tiedot hakemuksissa ja ylimääräiset yhteydenotot haun ollessa käynnissä.
"Vajavaiset hakemukset vaativat erillisen yhteydenoton, mikä vie paljon aikaa. Uusien varaajien tai ryhmien kanssa saatetaan törmätä jo siihen, ettei hakemuksesta pystytä näkemään, mikä laji on kyseessä. Yhdistyksen nimi ei välttämättä kerro sitä.", kuvaa toimistosihteeri Mari Virkki Salon liikuntapalveluista.
Toisinaan lisätyötä saattaa aiheuttaa manuaalinen hakemusten läpikäynti ja asiakastietojen syöttäminen, tai esimerkiksi se, että samalta hakijalta tai seuralta tulee tuplana hakemuksia.
"Manuaalinen hakemusten läpikäynti ja asiakastietojen syöttäminen on haaste, koska se tehdään kaiken muun työn ohessa. Silloin kun parisen tuhatta hakemusta käydään läpi, lisätöitä aiheuttaa myös se, että esimerkiksi kävijämääriä ei ole merkitty hakemuksiin. Tällaiset asiat pitää selvittää ennen hakemuksen hyväksymistä. Samoin, jos tarvitaan yhtä tuntia ja haetaan 25 tuntia, niin on vaikea tietää, mihin se tarve oikeasti sijoittuisi.", kuvaa liikuntapalvelukoordinaattori Lauri Vainio Vantaalta.
"Mitä paremmin tiedot on syötetty, sitä yhdenvertaisempaa se on jakoprosessiin mennessä", täydentää liikuntasuunnittelija Vänni.
Kysyntä ei vastaa tarjontaa
Haasteita saatetaan kohdata myös sijoittelua tehdessä, kun kysyntä ei vastaa tarjontaa. Tiloja on liian vähän hakemuksiin nähden, eikä toiveisiin pystytä vastaamaan. Kaikille ei ole tarjota myöskään yhtä hyviä tiloja. Manuaalinen Excel-taulukossa tehtävä työ on myös aikaa vievää.
"Vuorojen jako on se aikaa vievin osuus. Työllistävintä on eri käyttäjäryhmien ja lajien arvottaminen soveltuviin tiloihin, vaikka meillä on vuoronjakoperusteet tukena. Tiloja on vähän suhteessa hakemuksiin, ja joskus tuntuu, että päätökset ovat ota tai jätä -tyylisiä.", harmittelee Anu Torm, varaussuunnittelija Jyväskylästä.
"Porissa haasteet ovat samanlaisia kuin muualla: hakemuksia tulee paljon samalle päivälle, kellonajalle ja tilaan, eikä tiloja ole tarpeeksi hakutoiveisiin nähden. Seuroille tehdään ehdotukset hyväksyttäväksi ja niistä sovitaan tarkemmin palaverissa, jos ehdotus ei esimerkiksi mene läpi sähköpostin tai puheluiden välityksellä," kertoo palveluasiantuntija Pirjo Nygren Porista.
Jälkipeleissä vielä selvitetään vuorojen siirtoja, peruutuksia ja varausvahvistuksia. Kun jako on tehty oikaisuvaatimukset, varausvahvistusten manuaalinen lähettäminen, virheet tai puutteelliset tiedot hakemuksissa, vuorojen peruminen tai vuorojen siirto kesken kauden työllistävät. Aina syy ei ole kuitenkaan hakijassa, tilat saattavat mennä myös yllättäen käyttökieltoon esimerkiksi vesivahingon takia.
"Varausvahvistusten lähettäminen on työllistävintä tässä vaiheessa, koska ne lähetetään kaikille asiakkaille sähköpostitse. Varausvahvistuksen mukana lähetetään myös muita tietoja, kuten kulunvalvontaan liittyviä koodeja tai esimerkiksi avainkaapin sijaintia.", kertoo liikuntakoordinaattori Sami Heikkinen Oulusta.
"Vuorojen sijoittelu on aikaa vievää. Varsinkin jos tiloja lähtee pois käytöstä, menee vuorojen uudelleenjärjestelyyn aikaa.", pohtii liikuntapalvelukoordinaattori Vainio.
Panelistit ovat hyvin yksimielisiä siitä, että työllistävin vaihe liikuntatoimen vakiovuorojaossa on vuorojen jako ja sijoittelu. Aikaa vievää on myös vuorohakemusten käsittely ja varausvahvistusten lähettäminen.
"Karkea arvioni on, että puolet työajasta menee siihen, että käydään hakuprosessia läpi ja tehdään vuorojako. Valmistelu ja kalenterien päivitys vievät yhden neljänneksen vuositasolla ja loppuaika menee varausvahvistuksiin, myönnettyjen vuorojen päivityksiin sekä PIN-koodien ja avainten hallintaan.", arvioi liikuntasuunnittelija Vänni.
"Eniten aikaa vie vuorojen jako sekä arvottaminen ja varausvahvistusten lähettäminen. Tässä puhutaan kuitenkin viikoista.", liikuntakoordinaattori Heikkinen jatkaa.
Ratkaisuja kohti vaiheittain
Automatisoinnin avulla voidaan vastata liikuntatoimen tarpeisiin, helpottaa työntekijöiden arkea ja säästää satoja tunteja käsityötä. Ohjelmiston tarjoamia ratkaisuja vakiovuorojaon automatisointiin kehitetään vaiheittain ja yhteistyössä kuntien kanssa. Timmin tuotepäällikkö Hurme kertoo, että selvitystyön perusteella voidaan luoda pohja kehitystyölle:
"Järjestelmän kehitystyössä meidän on tärkeää tietää, mitkä haasteet ovat universaaleja, ja mitkä niistä voidaan ratkaista ohjelmistolla. Lisäksi selvitämme, mitkä jakoperusteet ovat kaikille kunnille yhteisiä, ja mitä tarpeita ja vaatimuksia järjestelmälle voidaan asettaa. Kutsumme kaikki kunnat mukaan vaikuttamaan."
Timmi haluaa edistää kuntien digitalisaatiota ja etsii sopivia kuntia yhteistyökumppaneiksi Liikuntatoimen tilavarausautomaatio -hankkeeseen, johon pyritään hakemaan valtionavustusta. Mahdollinen avustus ohjannee myös projektin eteenpäin viemistä.
"Seuraavaksi olisi tärkeää kehittää TIMMI-järjestelmän vakiovuorohakemusprosessia niin, että kaikki käyttäjäorganisaatiot voisivat vastaanottaa hakemukset suoraan ohjelmistoon erillisten lomakkeiden sijaan. Käytännössä se tarkoittaisi hakemuslomakkeen ja suunnittelun työkalujen parantamista sekä asiakkaiden ja tilojen perustietojen laajentamista. Samalla hahmoteltaisiin saadaanko luotua kunnille yhteiset jakoperusteet vai onko tarpeen toteuttaa järjestelmään mahdollisuus luoda omat jakoperusteet. Tästä pikkuhiljaa edettäisiin kohti automaatiota koko ajan käyttäjäkokemuksia ja kehitysideoita kuunnellen.", Hurme pohtii.
Voit katsoa koko paneelin tallenteen Timmin Youtube-kanavalta.
Jos kuntasi on kiinnostunut tehostamaan toimintojaan ja helpottamaan liikuntatoimen arkea, saattaisi Timmi Softwaren ratkaisuista ja yhteistyöstä olla kunnallesi apua. Lisätietoja hankkeesta ja aikataulusta saat ottamalla yhteyttä myyntiimme: myynti@timmi.fi.
