Monissa kaupungeissa eletään etätyöskentelyn lisääntyessä murrosta työtilojen käytön suhteen. Kasvava tarve joustavalle tilojen käytölle sai Kuopion kaupungin selvittämään, kuinka tilavarausjärjestelmät voivat sujuvoittaa arkea. Nyt työtilojen varaamista kokeillaan TIMMI Tilavarausohjelmistolla.
Kuopion kaupungissa on käynnistetty Kuopio Living Lab kehittämiskokonaisuus, jonka tavoitteena on selvittää kaupungin mahdollisuuksia toimia kehitysalustana uusille innovaatioille ja yritysten kehitysvaiheessa oleville tuotteille. Kuopion kaupungin innovaatiopäällikkö Arto Holopaisen mukaan kokonaisuudesta hyötyvät kaikki osapuolet:
“Kaupunkina opimme uusia toimintatapoja ja pääsemme tekemään varhaisen vaiheen markkinakartoitusta eli lisäämään omaa ymmärrystämme siitä, mihin maailma on menossa. Toisaalta yritys pääsee näkemään, miten heidän uusi tuoteideansa toimii kaupunkiympäristössä.”
Työpisteiden varaus TIMMI-ohjelmiston kautta päätyi kokeiluun osana Kuopio Living Lab prosessia. Se koskee tiettyjä kaupungin yksiköitä, joista työntekijä voi varata työpisteen esimerkiksi pohjakarttaa tai kännykkäsovellusta hyödyntäen. Pilotti jatkuu vuoden 2023 loppuun.
“Meidän yksikössä ei ole omia työhuoneita, vaan työpiste varataan Timmin kautta silloin, kun on tarvinnut toimistolla käydä”, Kuopion kaupungin laatu- ja kehittämisasiantuntija Milla Porkka kuvaa.
Järjestelmät mahdollistavat joustavan etätyön
Kokeilusta tuli entistä ajankohtaisempi koronan myötä konkretisoituneeseen tarpeeseen pohtia edellytyksiä monipaikkaiselle työskentelylle. Yhä useampi haluaa työskennellä etänä, mikä tarkoittaa, ettei samaa määrää työtiloja tarvita kuin aikaisemmin.
“Olemme menossa aikaan, että pitää löytyä järjestelmä, jonka avulla työntekijä voi näppärästi varata itselleen paikan sieltä toimistolta silloin, kun sitä tarvitsee. Timmi osui erittäin hyvin kokeiluna tähän, kun kaupungissa mietitään laajemminkin tulevaisuuden järjestelmäratkaisuja.”, Holopainen pohtii.
Muutos tilojen käytön osalta oli tapahtumassa hiljalleen jo ennen koronaa. Monissa kaupungeissa siirryttiin esimerkiksi avokonttoreihin, jolloin tarve tilavausjärjestelmälle pienissä määrin tunnistettiin.
“Nyt huomataan, että tällaisille järjestelmille on iso tarve. On etuoikeus, että olemme päässeet olemaan tässä kokeiluryhmänä mukana.”, Holopainen iloitsee.
“Pyrimme näillä kokeiluilla löytämään uusia käytäntöjä sekä olemaan edelläkävijöitä, jotta voimme jakaa tietoa laajemmin tilapalveluiden ymmärryksen kehittämiseksi. Onhan järjestelmä siellä taustalla se edellytys, että pystytään siirtymään joustavaan ja ketterään toimintaan ylipäätään – että pystytään varaamaan tiloja.”, hän jatkaa.
Suoraviivainen käyttöönotto
Työpistevarausta käytetään sekä kännykällä että tietokoneen selaimella. Timmissä pystyy varaamaan tiloja huoneluettelon ja/tai karttanäkymän kautta. Käyttöönotto oli Holopaisen mukaan mutkaton:
“Käyttöönotto oli aika suoraviivainen, kun on kyse pilvipalvelusta. Tietosuoja-asiat tuli tietysti selvittää. Kokeiluun osallistuvilta piti myös kysyä, haluavatko he olla mukana, kun kyseessä ei ole vielä varsinainen käyttöönotto, vaan uuden asian kehittäminen.”
“Alkuun tilavarausta tuli käytettyä hyvin vähän, koska toimistolla ei juurikaan oltu. Viime vuoden puolella sen käyttö lisääntyi. Nykyään kiihkeimpinä päivinä tilat saattavat jopa loppua kesken! ”, Porkka muistelee.
“On erityisen tärkeää, että käytössä on järjestelmä, josta tilan voi varata ja toisaalta näkee, jos työpisteet ovat täynnä ja työn tekemisen paikkaa joutuu pohtimaan uudelleen. Ei voi vain marssia toimistolle olettaen, että jollekin pisteelle mahtuu.”, hän jatkaa.
Uusien toimintatapojen opetteluun liittyy aina muutosvastarintaa. Lisääntynyt etätyöskentely on kuitenkin auttanut Holopaisen mukaan ihmisiä ymmärtämään uudenlaista toimintamallia, jossa nimettyjä huoneita ei enää ole:
“Tämä kokeilu on minusta ollut todella hyvä varsinkin mukana oleville yksiköille, koska olemme päässeet jo kokeilemaan tulevaa toimintakulttuurin muutosta ja oppineet uudenlaiseen arkeen.”
Käyttäjät ovat varausjärjestelmään tyytyväisiä
Pilotin yhteydessä vuoden 2022 lopulla toteutettiin kysely, jolla selvitettiin henkilöstön käyttökokemuksia ja käyttäjätyytyväisyyttä.
“Teimme kyselyn työpisteiden varausjärjestelmistä, koska halusimme kerätä käyttäjäkokemuksia ja samalla myös vertailla eri järjestelmiä. Olemme varsin tyytyväisiä vastausprosenttiin. Monesti kyselyistä ei saada kummoisia tuloksia, kun vastaajien lukumäärä jää pieneksi. Tähän vastasi kuitenkin kivasti käyttäjiä eli saimme mukavasti tietoa kerättyä”, Porkka kertoo.
Käyttäjäkyselyn tulokset kertovat, että kokeilu on ollut järjestelmän osalta onnistunut. Suurin osa kyselyyn vastanneista hyödyntää tilojen varausta paljon.
“Suurin osa kyselyyn vastanneista on tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä tilojen varaamiseen TIMMI-ohjelmiston kautta. Ylipäätään varausjärjestelmään ollaan tyytyväisiä, ja valtaosa suosittelisi sitä myös työkavereilleen.”, Porkka kertaa.
Ennen kokeilua mukana olevien yksiköiden huoneisiin pyrittiin hankkimaan yhteensopivat välineet, mikä nähtiin tärkeänä työn sujuvuuden kannalta. Vastauksissa pohdittiin erilaisten tarpeiden huomioimista, kuten äänieristykset tai lukolliset lokerot työntekijöiden tavaroille. Kehittämiskohteet ja toiveet liittyvät lähinnä yhteisiin pelisääntöihin.
“Kehityskohteissa on oikeastaan tilojen ja varustelun lisäksi hybridityöskentelyyn liittyviä huomiota sekä toive yhteisistä pelisäännöistä. Järjestelmään liittyviä haasteita ei juurikaan noussut eli itse järjestelmä on ollut kuitenkin hyvä ratkaisu.”, Porkka kertoo.
“On huomattu paljon toimintakulttuuriin liittyviä asioita, mitä pitää muuttaa arjen juoksevissa käytännöissä, että pystytään ottamaan parhaiten irti tällaisen järjestelmän tuomat hyödyt.”, Holopainen lisää.
Porkka pohtiikin, olisivatko tulokset kehittämiskohteiden osalta erilaisia, jos tilat olisivat olleet yhteiskäytössä jo entuudestaan: “Jos toimintakulttuuri olisi tuttu, niin esiin nousisi varmaan erilaisia asioita. Nyt tuli samalla hyppy uuteen ja yhtenä osana se järjestelmän testaaminen.”
Nälkä kasvaa syödessä - mitä tulevaisuudessa?
Järjestelmäratkaisuja kokeillaan, jotta saadaan tietoa päätöksenteon tueksi. Seuraavaksi suunnitelmissa onkin hyödyntää käyttöasteen seurantaa tilojen käytön tehostamiseen entisestään.
“Nälkä kasvaa syödessä. Nyt kun saamme Timmiltä statistiikkaa huoneiden käyttöasteesta, niin seuraavaksi katsotaan, miten tiloja todellisuudessa käytetään. Onko meillä toistuvasti huoneita tyhjillään? Voidaanko tiloja hyödyntää johonkin muuhun tarkoitukseen silloin, kun ne näyttäisivät olevan aina vapaina?”, Holopainen pohtii tiedolla johtamisen näkökulmia.
Suurempia uudistuksia mietitään pitkällä tähtäimellä, koska monet muutokset vaativat laajempaa toimintakulttuurin ja tilojen hallinnan uudistamista sekä investointeja. Lisäksi on puhuttu, millaisia lisävaatimuksia liittyisi siihen, jos tiloja vapautettaisiin laajemminkin myös ulkoiseen käyttöön. Holopainen näkee pelkästään positiivisena, että tilojen käytön mullistuksia ennakoidaan:
“Tulevaisuuspohdintaa on hyvä käydä jo tässä vaiheessa ja selvittää, millaiset järjestelmät soveltuvat esimerkiksi useamman organisaation yhdistävään tilavarausympäristöön.”
—
Tule kuulemaan lisää Kuopion kokemuksista ja käyttäjäkyselyn tuloksista webinaariin, jonka järjestämme 31.5. klo 13! Ilmoittaudu mukaan täältä.
