Palveluiden ostaminen irti virastoajoista

Kunnissa digitaaliset palvelut ovat harvoin puhtaasti sähköisesti tuotettavia palveluita, vaan pikemminkin kyse on perinteisten, konkreettisten toimintojen tuomisesta kuntalaisten käyttöön verkon avustuksella: virtuaalitennis ei kuulu kuntapalveluihin, mutta oikea tenniskenttä varataan nykyään verkossa. Imatran kaupungin elämänlaatupalveluiden johtaja Harri Valtasojallaon selkeät vaatimukset: “Palveluiden toimitus pitää olla mahdollista niin, että se ei ole kiinni kellonajasta tai viikonpäivistä. Kaupungin järjestelmät pitää saada yksityisten toimijoiden tasolle.” Kuntalaisille halutaan jatkossa tarjota palveluita silloin, kun se heille itselleen parhaiten sopii, eikä pelkästään toimistoaikojen rajoissa. “Sähköistä asiointia halutaan kehittään kaikin tavoin: meillä halutaan mennä asiakaslähtöiseen suuntaan.”

Nurmijärven kaupungin liikuntasuunnittelija Mika Vänni kertoo, että heillä liikuntavuorot on pitkään hallinnoitu sähköisesti. “Kaikki vuorojaot toimii meillä TIMMIn kautta: kuntalainen rekisteröi vuorohakemuksen ja me viemme sen kalenteriin. Kaikkia toiveita ei pystytä toteuttamaan, mutta TIMMIllä pystymme hyvin suunnittelemaan vuorojaon.” Sähköinen asiointi esimerkiksi verkossa tapahtuvien ajanvarausten muodossa ei kuitenkaan ole enää mitään uutta: nykypäivää on kokonaisten palveluketjujen digitalisoiminen. Esimerkiksi pelkän ajanvarauksen lisäksi myös maksaminen ja kulunvalvonta sekä raportointi halutaan digitalisoida niin, että koko prosessi pyörii automaattisesti alusta loppuun saakka.

Ratkaisut syntyvät yhteistyöllä

Imatralla ja Nurmijärvellä ihastuttanut sähköinen kulunvalvonta syntyi alunperin Timmin ja Oulun kaupungin yhteistyöstä, kertoo oululainen konkari Jari Leviäkangas: “Se lähti liikkeelle omasta ammattioppilaitoksen lopputyöstä, jossa kaupunki näki potentiaalia. Timmi lähti lopputyöni pohjalta kehitysprojektiin, ja heidän IT-osaamisensa ansiosta meilläkin on nykypäivänä käytössä PIN-koodilla toimiva sähköinen kulunvalvonta.” Oulun kaupungin tapahtumapalveluissa työskentelevällä Leviäkankaalla on pitkän kokemuksen muokkaama mielipide digitalisaatiosta: “Minulla on virkauraa 30 vuotta takana - siitä lähes 20 vuotta Timmin ohjelmistoilla työskentelyä - ja paljon on muuttunut. Ei sitä enää pärjättäisi mitenkään ilman moderneja ohjelmistoja.” Keskeistä onkin jatkuva kehitystyö: “Tälläkin hetkellä on Timmin kanssa yksi kalenterin kehityshomma käynnissä”.

Avaimet vaihtuvat PIN-koodeihin

Nurmijärvellä jo pelkästään sähköisen kulunvalvonnan yhdistäminen varausohjelmistoon on mullistanut heidän palvelutasonsa: “Ennen meillä oli käytössä ovikohtaiset magneettiavainkortit, jotka täytyi ensin varauskohtaisesti koodata erikseen, ja asiakkaan piti sitten hakea ne meiltä.” Uudessa järjestelmässä avainkortit korvattiin lähettämällä asiakkaille lähetettävillä PIN-koodeilla. Tämän ansiosta tiloja voidaan myös hyödyntää tehokkaammin, kun peruutetut vuorot voidaan täyttää lyhyelläkin varoitusajalla. “Nyt kun koodit lähtee käyttäjille viestillä, on myös peruutukset helppo hoitaa.” Käytännössä digitalisaatio onkin moninkertaistanut palvelutapahtumien määrän: “Meillä on pelkästään koulujen liikuntasaleissa vuosittain yli 20 000 vuoroa, joten hiki saattaisi tulla jos ne pitäisi tehdä käsin.”