Case Lahti: Tilat helposti kuntalaisten käyttöön

TIMMI Smart City -järjestelmää on kehitetty yhteistyössä Lahden kaupungin kanssa keskittyen sähköisen asioinnin uudistamiseen. Edelläkävijän tie ei aina ole kivuton mutta kuntalaisten palvelun parantamiseen panostaminen kannattaa.

TIMMI 360 on kuntalaisten uusi käyttöliittymä, joka on aidosti saavutettava ja responsiivinen eli toimii kaikilla käyttöalustoilla. Ensimmäiset askeleet uuden järjestelmän kehittämisessä ja käyttöönotossa otettiin osana Lahden kaupungin tilahallinnan uudistamista, jonka tavoitteena on saada tiloja helpommin kuntalaisten käyttöön, vähentää kunnan työntekijöiden manuaalista työtä ja samalla parantaa käytettävyyttä.

TIMMI Tilavarausohjelmisto on ollut Lahdessa käytössä jo entuudestaan muun muassa liikunnan ja kulttuuripalvelujen toimialoilla. Kaupunki halusi SaaS-pohjaisen ratkaisun, joka olisi yhtenäinen koko kaupungissa. Vuonna 2020 järjestetyn kilpailutuksen tuloksena uudistettu TIMMI Smart City -järjestelmä siirtyi entistä laajemmin kaupungin käyttöön.

“Kilpailutuksen lähtökohta muutama vuosi takaperin oli se, että meille oli tulossa isoja monitoimitaloja, sivistyksen puolen rakennuksia ja tiloja, joiden varaaminen haluttiin mahdollistaa kuntalaisille. Tähän tarvittiin tilavarausjärjestelmä, joka integroituu tarvittaviin ympäröiviin ohjelmistoihin.”, Lahden kaupungin pääsuunnittelija Pasi Halme kuvaa. 

Hyvä kommunikaatio on kehitystyön ytimessä

Suurempiin hankkeisiin liittyy usein uusien toimintatapojen oppimista ja yhteistä kehitystyön hienosäätöä erityisesti silloin, kun työskennellään ensimmäistä kertaa uuden järjestelmän parissa.

Alusta asti projektissa mukana ollut Halme kuvaa käyttöönottoa onnistuneena, vaikka uuden kehittämiseen liittyy aina omat kuoppansa:

“Käyttöönotto oli projektina onnistunut, vaikka ei se ihan kivuton ollut. Ymmärtäähän sen, kun meille ei kuitenkaan tullut valmista ratkaisua, vaan sitä tehtiin ja kehitettiin matkan varrella.”

Oman lusikkansa keittoon toi pohdinta vanhan ja rinnalla kehitettävän uuden mobiilikäyttöliittymän suhteesta. Vaikka uusien ominaisuuksien toteuttaminen vanhan käyttöliittymän päälle olisi todennäköisesti ollut nopeampi ratkaisu, osana kehittämistyötä  päädyttiin lopulta toteuttamaan sähköisen asioinnin uudistaminen kuntalaisten tarpeisiin.

“Pohdimme alussa, otammeko käyttöön niin sanotun vanhan eli olemassa olevan ratkaisun paranneltuna vai lähdemmekö kehittämään kokonaan uutta. Havaitsimme jossain vaiheessa, että kyllä uutta käyttöliittymää pitää kehittää niin, että se saadaan järkevästi toimintaan.”, Halme kuvaa.

Hän kertoo, että kommunikaatio ja yhteistyö projektin aikana ovat toimineet hyvin, vaikka integraatioiden määrä, aikataulupaineet ja uuden kehittäminen toivatkin lisämausteensa kehitystyöhön:

“Tilavarausjärjestelmä vaatii paljon integraatioita ja meillä oli paljon kohteita, mitä siihen piti sitoa mukaan. Lisäksi meillä oli kaupungin puolella useita eri toimijoita mukana, ja toisaalta aikataulupaineita, kun tuli uusia tiloja, joiden varaukset haluttiin hoitaa Timmin kautta. Uuden kehittämisessä on myös tietenkin yksittäisiä lisäpalikoita mukana, mutta kaiken kaikkiaan vuoropuhelu ja viestintä on pelannut hyvin.”

Käytettävyys ja koulutukset saavat kiitosta

Käyttöönoton jälkeen järjestelmään ollaan oltu tyytyväisiä ja sen käytettävyys on saanut kiitosta myös loppukäyttäjiltä.

“Järjestelmä toimii hyvin. Nyt kun tiloja on saatu sinne näkyviin riittävä määrä, luokittelut oikein ja kaupungin sisällä pääkäyttäjyydet sopivalle mallille, on korviin kantautunut positiivista palautetta. On ollut mukava kuulla palautteista, että TIMMI Tilavarausohjelmiston kautta varaaminen on selkeää ja helppoa.”, Halme kertoo.

Käyttöönoton yhteydessä järjestetyt koulutukset onnistuivat myös opastamaan uusien ominaisuuksien haltuunotossa.

“Pääkäyttäjille järjestettiin Timmin tarjoamat omat koulutukset käyttöönoton yhteydessä, ja ne menivät käytännössä hyvin. Koulutukset koettiin hyödyllisiksi.”, Halme muistelee.

Hän kertoo, että toiminnan kehittäminen jatkuu myös käyttöönoton jälkeen: “Tilavarauksiin liittyy muutama laajempi kokonaisuus, kuten vakiovuorojen varaukset ja puolesta asiointi, mitä meidän puolelta vielä hiotaan. Koko ajan me kehitämme tätä toimintaa niin, että kunnan päässäkin se manuaalinen työ vähenisi.”

Yhteiskehittäminen näköpiirissä

Parhaat kehitysideat syntyvät usein kokemuksia jaettaessa. Yhdessä kehittäminen mahdollistaa myös kustannusten jakamisen. Halme toivookin enemmän yhteiskehittämistä laajemman käyttäjäryhmän kanssa: 

“Toivomme enemmän yhteiskehittämistä muiden kaupunkien ja kuntien kanssa, minkä voisi toteuttaa organisoimalla käyttäjäryhmille yhteiskehittämistä tukevia tapaamisia. Yhteisten ominaisuuksien kehittäminen olisi nyt myös helpompaa, kun TIMMI toimii SaaS-palveluna.”