TIMMI 360 on sähköisen asioinnin käyttöliittymä, jonka uudet ominaisuudet ja toiminnallisuudet on tehty palvelemaan erityisesti kuntalaisia. Vantaan kaupungissa käyttöönottoon liittyi hyviä odotuksia ja pitkäjänteistä työtä.
Vantaalla TIMMI 360 käyttöönotto aloitettiin vuoden 2022 lopulla. Tavoite oli selvä: käyttäjäystävällisyys.
“Kehityksen taustalla on helppokäyttöisyys kuntalaisille. Tilojen hakemisesta, löytämisestä ja varaamisesta halutaan tehdä mahdollisimman sujuvaa ja yksinkertaista.”, Vantaan kaupungin liikunnansuunnittelija Ville Miettinen kertoo.
Tilavarausohjelmiston sähköisen asioinnin uudet toiminnot sisältävät muun muassa tiloihin liittyviä uusia hakukriteerejä, kuten tilan etsiminen käyttötarkoituksen mukaan. Uusien toimintojen kattava hyödyntäminen edellyttää tilatietojen täydentämistä järjestelmään, mikä on osaltaan teettänyt odotettua enemmän töitä käyttöönoton yhteydessä.
Uudessa roolissa Timmin superpääkäyttäjänä aloittanut liikuntapalvelukoordinaattori Helena Sallegren toimii yhteisenä tukena Timmi-käyttäjille:
“Uskon, että tästä tulee hyvä. Käyttöönottoon liittyneet muutokset toiminnoissa ja tilatietojen täydentäminen järjestelmään ovat kuitenkin työllistäneet aika paljon, ja yleensähän palvelualueilla ei tahdo löytyä aikaa ja resursseja tehdä sitä työtä.”
“Jos järjestelmä ei ole ennestään tuttu, niin sekin saattaa olla haaste. Minun tehtäväni on tukea palvelualueita ja käyn kaikkien kanssa tilatiedot vielä läpi, kun käytännöt ovat kirjavia eri palvelualueidenkin välillä. Osalla on jo tosi hyvin tietoja järjestelmässä, osalla vähemmän.”, hän lisää.
Käyttöönotosta on keskusteltu ohjausryhmän palaverissa Timmin, Vantaan kaupungin tietohallinnon projektipäällikön ja operatiivisten käyttäjien kanssa. Kaikki olivat samaa mieltä, että asiakkaan muuttuneisiin hakukriteereihin ja tilatietojen päivittämiseen liittyviin uudistuksiin varautuminen olisi ollut helpompaa selkeämmän projektoinnin ja viestinnän avulla: “Totesimme Timmin kanssa yhteistuumin, että viestien pitää kulkea selkeämmin, jotta molemminpuolinen ymmärrys paranisi.”, Miettinen kuvaa.
Sallegren näkee, että lisäkoulutus olisi myös ollut tarpeellinen, koska kaupungin vastuulla on asiakkaan ohjeistaminen: “Vaikka operatiiviselle käyttäjälle muutokset eivät olisi isoja, niin asiakkaalle ne näkyvät. Meidän on tärkeää pystyä ohjaamaan myös asiakasta siinä uudenlaisessa tilahaussa.”
Avainasiakaspäällikkö Miia Mustonen Timmiltä toteaa, että ymmärtää hyvin asiakkaan kehitystyön tuskan:
“Kun kaikki päivittäiset työtehtävät on myös tehtävä, niin kehitystyölle ja taustan suunnittelulle esimerkiksi näiden tilatietojen läpikäymisen osalta ei tahdo löytyä aikaa. Olisikin hyvä, jos asiakkaankin puolelta olisi lisäresursseja käytettävissä tämänkaltaiseen kehitystyöhön. Järjestelmän käytettävyyden parantuessa panostus maksaa itsensä takaisin sitten jatkotyön helpottuessa, kun kuntalaisten yhteydenotot vähenevät ja varaaminen on heille sujuvampaa.”
Uusi sähköinen asiointi saa asiakkailta kiitosta, vaikka toimintamallien muutokseen liittyy aina myös muutosvastarintaa. “Osa sanoo, että tämä on todella hyvä, selkeä ja näppärä. Sitten on myös toinen puoli, jolle uudet hakutoiminnot aiheuttavat hämmennystä. “, Sallegren kertoo.
Molemmat Sallegren ja Miettinen muistuttavat, että kehittäminen työllistää. Samalla he näkevät, että se kuitenkin kannattaa, koska lopulta hakutoiminnot käyttötarkoituksen ja varustelun mukaan parantavat kuntalaisen asiointia ja vähentävät asiakaspalvelun työkuormaa.
“Minun mielestäni haku on hyvä, eli asiakas voi kirjoittamalla hakea esimerkiksi kokoustilaa. Sitten kun tilatiedot ovat järjestelmässä kunnossa, niin asiakkaan on helppo hakea tilaa käyttötarkoituksen mukaan ja hän näkee samalla, missä tila sijaitsee. Kaikki lisätiedot tilojen varustelusta ovat hyviä, koska se vähentää yhteydenottoa asiakaspalveluun.”, Sallegren sanoo.
“On hyvä ymmärtää, että kehittämiseen täytyy aina käyttää aikaa. Työmäärä riippuu tietysti kaupungin koosta ja varattavien tilojen määrästä. Kuntalaisen näkökulmasta on kuitenkin hyvä, että kaikki varattavat tilat löytyvät helposti saman katon, eli järjestelmän alta.”, Miettinen lisää.
Kattavien hakukriteerien ohella TIMMI 360 on responsiivinen eli saman käyttökokemuksen saa niin mobiilissa kuin tietokoneen selaimella. Järjestelmän näkymät skaalautuvat käytettävän laitteen näytön koon ja toiminnallisuuksien mukaan.
Lisätietoja sähköisen asioinnin käyttöliittymästä saat ottamalla yhteyttä: myynti@timmi.fi.
