Timmi Smart Hospital automatisoi sairaaloiden ja sote-alan yksiköiden tilavarauskäsittelyn ja asiakasvirtojen hallinnan. Älykkäällä kokonaisratkaisulla varmistetaan, että oikeat ihmiset ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

“Timmillä on pitkä kokemus tilavarausten tehostamisesta kuntapuolella. Uusien rakennushankkeiden myötä olemme huomanneet, että hyvinvointikeskuksissa ja sairaaloissa vastaanottohuoneita on vähemmän ja tilojen käyttöasteen tehostamiseen on tullut tarve. Siksi lähdimme tarjoamaan tilavarausratkaisua myös sotepuolelle.”, Timmi Software Oy:n järjestelmäkonsultti Miia Mustonen taustoittaa.

Tilavarausohjelmisto ratkaisun keskiössä

Timmi Smart Hospital ratkaisun ytimessä on tilavarausohjelmisto, johon kuuluu asiakasohjaus. Asiakas ilmoittautuu itsepalveluautomaatilla ja saa yksilöivän asiointinumeron. Aulanäytöt ohjaavat jokaisen oikeaan tilaan. Ovenpielinäyttö kertoo kyseisen tilan varaukset ja henkilön, joka työskentelee tilassa. Lisäksi työntekijöillä on käytössään jononhallintaohjelmisto, joka mahdollistaa asiakaskutsujen tekemisen ja asiakkaan siirtämisen tarvittaessa toiseen jonoon. 

“Ketterän asiakasohjauksen ohella asiointinumerolla sisäänkutsuminen on tietoturvan kannalta hyvä, kun kutsut ovat anonyymejä”, kommentoi Mustonen.

Tärkeä osa kokonaisuutta ovat integraatiot: esimerkiksi potilastietojärjestelmään integrointi mahdollistaa työvuorojen suunnittelun. Kulunvalvonnalla voidaan tehostaa lukituksia. MS Exchange voidaan myös ottaa käyttöön, jolloin kokousvaraukset saadaan keskitetysti Timmi Tilavarausohjelmistoon.

“Integraatioiden ja rajapintojen myötä voidaan saavuttaa myös energiahyötyjä esimerkiksi säätelemällä valaistusta, ilmastointia ja lämmitystä tilavarausten mukaan. Näin käyttökustannuksia voidaan pienentää, kun tilat ovat tyhjillään.”, Mustonen pohtii. 

Rajapintojen lisäksi tiedolla johtaminen on tärkeä kokonaisratkaisun hyöty. Keskitetyn järjestelmän avulla voidaan seurata läpimenoaikoja asiakkaan ilmoittautumisesta sisäänpääsyyn – ja saadaan tietoa, millaisia tiloja tarvitaan ja mikä on erilaisten tilojen käyttöaste.

Timmissä vapaana olevia tiloja voidaankin tarkastella, hakea ja varata käyttötarkoituksen tai varustelun mukaan. Työntekijät voivat lisäksi nähdä paikalla olevat kollegat ja missä huoneessa he ovat esimerkiksi konsultointia varten. 

Keskeisenä toiminnallisuutena on Tilavarausautomaatio. Se yhdistää älykkäästi potilastietojärjestelmästä poimitut vastaanottoajat, työntekijöiden työvuorot, sekä vastaanottohuoneiden ja muiden tilavaraukset.

“Tilavarausautomaatio on älykäs algoritmi, joka jakaa työvuorojen suunnittelusta tulevat vuorot tiloihin eli henkilöresurssi ja tilatarve saadaan yhdistettyä. Tietynlainen asiakastyö tarvitsee tietyn tilan. Tilavarausautomaatio jakaa automaattisesti tilat eli käsin tehtävää työtä ei tarvitse. Myös asiakasohjaus on automatisoitu. Näin saadaan nopeasti hyödynnettyä tilat maksimaaliseen käyttöön.”, Mustonen kuvaa.

Enemmän aikaa potilaille

Pienempi määrä tilaresursseja tarkoittaa, että vastaanottotyöhön varustetut tilat on tärkeää maksimoida potilastyöhön ja ohjata muu työ yhteisiin tiloihin. Samalla tilojen käyttöaste saadaan korkealle, kun lisääntyneen etätyön tyhjentämät neliöt saadaan hyödynnettyä. 

“Hybridityö on lisääntynyt, minkä vuoksi omalle työhuoneelle on yhä vähemmän tarvetta. Jos ajattelumallia työtilojen yhteiskäytöstä on pohdittu, tarvitaan keskitetty järjestelmä tilojen jakamiseen. Tähän Timmi tarjoaa ratkaisun.”, Mustonen pohtii. 

Asiakkaille kokemus on parempi, kun opastus toimii ketterästi eikä jonoja synny. Henkilökunnan resurssit vapautuvat tuottavampaan työhön tilavarausten ja muiden rutiinitöiden sijaan. Samalla nousee työviihtyvyys, kun ammattilaisilla on enemmän aikaa potilaille. 

“Tilojen tehokas käyttö on se ensisijainen tavoite, mutta lopultahan kyse on myös viihtyvyydestä ja siitä, että ammattilaiset saavat käyttää aikansa ydintehtäviin eli siihen potilastyöhön.”, Mustonen tiivistää. 

—

‍Järjestimme aiheesta webinaarin 8.9.2022. Katso tallenne täältä.