Tilavarausautomaatiota on kehitetty Pirten työterveys ja lääkärikeskuksessa osana TIMMI Smart Hospital -järjestelmää. Nyt tilojen hallinta on entistä älykkäämpää.
Timmi Software Oy:n ja Pirte työterveys ja lääkärikeskuksen yhteistyö sai alkunsa marraskuussa 2018 ja kuukauden neuvotteluiden jälkeen käynnistettiin kaksivaiheinen TIMMI Smart Hospital -järjestelmän käyttöönotto Pirten upouusissa Ratinan tiloissa.
Työterveys ja lääkärikeskuksesta tehtiin älykäs vain seitsemässä viikossa, minkä jälkeen alkoi tilavarausautomaation kehittäminen.
"Aluksi toimitimme asiakasvirtojen ohjausjärjestelmän, mihin kuuluu itsepalveluautomaatit, potilastietojärjestelmän integraatio, infonäytöt ja TIMMI Jononhallintaohjelmisto sekä vastaanottotilojen varausohjelmisto. Toisessa vaiheessa lähdettiin rakentamaan tilavarausautomaatiota ja sen vaatimaa toista potilastietojärjestelmän integraatiota, jolla vastaanottotilojen varaukset saadaan tehtyä optimaalisesti ja automaattisesti potilastietojärjestelmään tehdyn työsuunnitelman vaatimusten mukaisesti.", kertoo Timmin toimitusjohtaja Jukka Valkonen, ja jatkaa:
"Tilavarausohjelmisto on tuikitärkeä Pirten uudessa toimintaprosessissa, jossa ammattilaisilla ei ole koko ajan samat vakiohuoneet. Tilavarausautomaatio taas mahdollistaa sen, että kenenkään ei tarvitse tehdä tilasuunnittelua enää Exceleillä tai muilla vastaavilla manuaalisilla menetelmillä. Tämä on sitä todellista älykästä tilanhallintaa."
Pirtellä kehitystyötä ajaa niin asiakaskokemuksen ja työviihtyvyyden parantaminen kuin liiketaloudelliset tavoitteet. Tavoitteena on, että asiakkaan polku on läpi palvelun mahdollisimman helppo ja selkeä Pirten toimipisteissä. Samalla haluttiin, että tilat ovat käyttöasteeltaan optimaalisesti ja toisaalta tasaisesti koko henkilökunnan käytössä, kun omista huoneista luovuttiin uusiin tiloihin siirryttäessä. Muutoksen ajurit ovat Pirten tietohallintopäällikkö Jukka Nurmisen mukaan säilyneet ennallaan:
"Lähtökohtana oli asiakaskokemuksen parantaminen ja työntekijöiden viihtyvyys, minkä lisäksi halusimme tehostaa ja järkevöittää liiketoimintaa entisestään. Timmin järjestelmä mahdollisti molempien tavoittelemisen samanaikaisesti: asiakasvirranohjauksella parannetaan asioinnin sujuvuutta ja tilavarausautomaatiolla päästään eroon ylimääräisestä manuaalisesta työstä. Esimerkiksi tässä tapauksessa manuaalinen työ kohdistuu hallintoon ja tukitoimiin, jossa sitä tilojen hallintaa tehdään."
Alusta asti visio TIMMI Smart Hospitalista on ollut järjestelmä, joka optimoi ja automatisoi sekä tilojen hallinnan että asiakasvirran ohjauksen. Tämän yksinkertaisen tavoitteen takana on kuitenkin suunnaton määrä monimutkaisuutta, eikä vision toteuttaminen ole ollut helppoa -- mutta nyt maaliviiva viimein häämöttää!
Tilavarausautomaatio on tekoälyksi yksinkertainen, eli suomeksi valtavan monimutkainen
Asiakasvirtojen ja jonojen hallinta tehostaa toimintaa ja sujuvoittaa asiointia. Ohjaus tapahtuu tilavarausten perusteella, joten prosessi on automatisoitu.
TIMMI Smart Hospitalin ytimessä on älykäs algoritmi, joka löytää automaattisesti esimerkiksi lääkärille sopivan työtilan hänen jokaista työvuoroaan varten. Algoritmi lukee potilastietojärjestelmästä lääkärin työvuorot ja hänen vastaanottoaikojensa tyypit, ja ymmärtää millaisen huoneen hän tarvitsee työpäivänsä aikana. Tämän tiedon pohjalta sopivat tilat varataan työvuorojen ajaksi. Lääkärin kalenteriin ja potilaiden ohjaamisesta vastaavaan järjestelmään viedään tilavarausten tiedot automaattisesti.
Sama tehdään lääkäreiden ohella muulle ammattihenkilöstölle ja vastaanottoajoille: kriittiset tarpeet täytetään ensin, jotta esimerkiksi erikoissairaanhoidon vastaanottoajoille varataan niiden vaatimat erikoisvarustelut. Myös pehmeämpiä arvoja pyritään toteuttamaan, eli pyritään vaikkapa antamaan jokaiselle tasapuolinen mahdollisuus nauttia tiettyjen työhuoneiden kauniista näköaloista.
Periaatteet saattavat kuulostaa suoraviivaisilta, mutta algoritmin käsiteltäväksi kertyvien muuttujien määrää on vaikea ennakoida, kun järjestelmiä on useita, käyttäjiä ja tiloja yhteensä satoja, potilaita ja hoitotapahtumia tuhansia.
"Tilavarausautomaatio on toimintaperiaatteeltaan yksinkertainen: algoritmi pyrkii löytämään tehdyn työsuunnitelman mukaisesti ammattiryhmittäin ja työn vaatimusten mukaan siihen työhön soveltuvan huoneen. Pellin alla on kuitenkin todella monimutkaista logiikkaa ja päätöksentekoa liittyen siihen, kuka huoneen lopulta saa.", Timmin tuotekehityspäällikkö Tero Harju kuvaa.
Tilavarausautomaation rakentamisessa korostuu yhteistyö
Kunnianhimoisissa projekteissa, kuten tilavarausautomaation rakentamisessa, onnistumisen avaimet löytyvät yhteistyöstä.
"Avain hyvään yhteistyöhön on ollut ehdottomasti avoin keskustelu ja hyvä yhteisymmärrys tavoitteista. Molemmat osapuolet ovat myös sitoutuneet projektiin vahvasti, mikä on vienyt kehitystyötä mallikkaasti eteenpäin. Olen kiitollinen Pirtelle siitä, että olemme saaneet heiltä asiantuntija- ja sparrausapua siihen, mitä tarvitaan, jotta tilavarausautomaatio saadaan toimimaan.", iloitsee Valkonen.
"Taustatietojen määrittely vaati meiltäkin substanssiosaamista eli ymmärrystä päivittäisestä työstä Pirtellä, jotta päästiin siihen, miten huoneita jaetaan, mitkä asiat vaikuttavat, ja mistä lähtökohdista algoritmi pitäisi kehittää.", kertoo Harju.
Pirten tietohallintopäällikkö Jukka Nurminen kertoo, että heille oli jo alussa selvää, että Timmillä on paljon opeteltavaa:
"Asiakkaan toiminta on tunnettava hyvin, jotta automaation ja algoritmin voi kehittää. Meilläkin tarpeet ovat muuttuneet ja eläneet siinä taustalla, mikä on osaltaan monimutkaistanut kehitystä."
Erilaisten ammattiryhmiin tai huoneen varustukseen liittyvien vaatimusten ohella tietyille henkilöille varatut ergonomiset työvälineet tai ajalliset rajoitukset tuovat oman mausteensa määrittelyyn. Nykyään tiloja pystytään rajaamaan TIMMI Smart Hospital -järjestelmässä ajallisesti esimerkiksi niin, että klo 16:30 jälkeen vain neljännen kerroksen huoneet ovat käytössä. Kun kaikki erilaiset tarpeet on tunnistettu, voidaan ne opettaa algoritmille. Helpommin sanottu kuin tehty, arvioi Nurminen:
"Vaikka kuinka yrittäisimme kerralla listata kaikki tarpeet ja vaatimukset, niin ei se onnistu. Kyllä se vaatii sellaisen evoluution ja sitä ollaan erittäin hyvässä hengessä viety Timmin kanssa eteenpäin."
Jarruna korona
Alusta asti tiedettiin, että hiomista tulee olemaan. Kaikkeen ei kuitenkaan voitu varautua: vuoden 2020 keväällä yllätti koronapandemia, mikä hidasti kehitystyötä ja osaltaan pysäytti sen kokonaan, kun huoneiden kierrosta luovuttiin kokonaan.
"Emme ole päässeet täydellä teholla tekemään tuotekehitystyötä, mutta täytyy samalla kuitenkin sanoa, että Timmi oli silti valtavan isona apuna, kun meidän piti muokata toimintaamme koronan takia - erityisesti vuoden vaihteessa kun aloitimme koronarokotukset asiakkaillemme. Saimme nopeasti rokotuslinjat ja sitä ennen jo testauslinjat kuntoon, missä ilmoittautumiseen ja asiakasvirranohjaukseen liittyen Timmistä oli valtavasti apua. Timmi mahdollisti joustavan ja nopean taustojen järjestelyn varsinaista työtä varten.", Nurminen kiittelee.
Maali häämöttää jo
Odottamattomista viivästyksistä huolimatta tilavarausautomaation perusperiaatteet toimivat erinomaisesti. Vaikka maali häämöttää jo, tekoälyä hiotaan vielä uusien jakojen yhteydessä ilmenneiden korjaustarpeiden ja havaintojen pohjalta.
"Teemme uusien versioiden yhteydessä testiajoja ja katsomme, onko algoritmissa tai taustatiedoissa korjattavaa. Kun esimerkiksi taustatietoihin tulee muutoksia, silloin analysoimme tuloksia uudestaan. Työ jatkuu näiltä osin.", Harju kuvaa.
"Olemme hyvin lähellä valmista. Jos prosentteina kuvataan, niin kyllä meillä on 90-95% valmiina. Loppuviilaus on ehkä hankalin vaihe eli se, että nyt jo hyvästä järjestelmästä saadaan meidän näkökulmasta täydellinen.", kertoo Nurminen.
Mikä tekee tilavarausautomaatiosta merkityksellisen?
Tilavarausautomaation ansiosta sellainen työ, joka olisi käsin tehtynä virhealtista, vaikeaa tai jopa mahdotonta, tapahtuu varmasti ja nopeasti. Kun tiloja hyödynnetään ketterästi, voidaan niiden käyttöastetta nostaa merkittävästi.
Tämän ansiosta sama määrä asiakkaita voidaan palvella paljon pienemmässä määrässä huoneita, tai samoissa tiloissa voi työskennellä suurempi määrä lääkäreitä auttamassa suurempaa määrää asiakkaita. Kalliita neliöitä ei tarvitse pitää tyhjillään vaan tiloista voidaan ottaa kaikki irti. Se tarkoittaa vähemmän euroja sairaalan seiniin ja enemmän niiden sisäpuolella työskentelyyn.
"Korkea käyttöaste näkyy myös joustavampana asiointina: tyhjillään olevat vastaanottotilat heijastuvat huonompana asiakaspalveluna", kommentoi Nurminen.
TIMMI Smart Hospital on moderni ratkaisu sairaalan, lääkärikeskuksen tai muun sote-alan yksikön toiminnan tehostamiseen. Samalla varmistetaan henkilökunnan viihtyvyys ja asiakaskokemuksen korkea ja tasainen laatu.
Pirten tietohallintopäällikkö Jukka Nurminen näkee myös tilavarausautomaation kautta saavutettavan työajan säästön arvokkaana - erityisesti Pirten mittakaavassa, jonka noin 110 vastaanottohuoneessa työskentelee henkilökuntaa kaiken kaikkiaan noin 250 ja päivittäin vastaanottotyötä tekemässä on noin 100-150 ammattilaista:
"Jos tällaisen määrän henkilöitä istuttaisi oikeisiin huoneisiin manuaalisesti, niin kyllä se olisi 20-40 tuntia työtä viikkotasolla eli yhden ihmisen työpanoksen verran. Timmi-järjestelmän avulla tulee jo merkittäviä säästöjä tätä kautta puhumattakaan siitä, että onhan tämä ihmisen tekemänä melko raskasta, jos ollaan siellä rajoilla eli 100% käyttöasteella - varmastikin lähestytään 40 tuntia, jos halutaan ihmiskäsin tehdä tätä jakoa meidän mittakaavassamme."
Artikkelin aiheisiin pääset tutustumaan tarkemmin katsomalla webinaarin, jossa Pirte työterveys ja lääkärikeskuksen tietohallintopäällikkö Jukka Nurminen sekä Timmi Software Oy:n toimitusjohtaja Jukka Valkonen ja tuotekehityspäällikkö Tero Harju keskustelevat Pirten kokemuksista TIMMI Smart Hospital -järjestelmän käytöstä ja tilavarausautomaation hyödyistä.
.jpg)
