Tilavarausautomaatio vapauttaa resursseja ja vähentää manuaalista työtä. Sote-puolen onnistumiset näyttävät, että hyödyt on mahdollista saavuttaa myös kuntapuolella. Tässä artikkelissa esittelemme suunnitelmamme liikuntatoimen vakiovuorojen sijoittelun automatisoinnista.

Kuntien digitalisaatiota edistämässä

Valtiovarainministeriö jakaa digitalisaatiota edistäviin hankkeisiin valtionavustusta, jolla pyritään toimintatapojen uudistamisen kautta tehostamaan toimintoja. Timmi Software Oy:n toimitusjohtaja Jukka Valkonen arvioi, että jatkuvasti niukkenevat resurssit lisäävät kuntien tarvetta toimintojen tehostamiseen, minkä vuoksi hankkeissa on tärkeää huomioida toimintatapojen uudistus:

“On tärkeää, että ei tehdä pelkästään teknistä ratkaisua, jossa nykyinen toimintatapa siirretään sähköiseen muotoon, vaan pohditaan prosesseja samalla: pystytäänkö niissä oikaisemaan mutkia ja tehostamaan toimintaa sitä kautta?”

Toimintojen tehostamisen ohella hankkeiden vaikuttavuutta mitataan kustannussäästöjen muodossa esimerkiksi vapauttamalla resursseja.

“Vaikuttavuus on tärkeää eli se, millaisia säästöjä saadaan. Mahdollistaako hanke esimerkiksi rutiinityöstä vapautumista ja resurssien suuntaamista haasteellisempiin asiakaspalvelutehtäviin, missä ihminen on konetta fiksumpi hoitamaan asian.”, Valkonen jatkaa.

Timmi on ideoinut tilavarausautomaatiota digitalisaatioavustuksen kohteeksi, ja avaa keskustelua kuntien yhteisen hakemuksen toteuttamiseen vuonna 2022. Hakemus tehdään yhden kunnan nimissä, ja se tulee toteuttaa useamman kunnan kanssa yhteistyössä. Kuntien yhteistyö on tärkeä säästöjä ja lisäarvoa tuottava toimintatapa.

“Tästä voisi syntyä hanke, johon voisimme hakea valtiovarainministeriön avustusta. Vastaavanlaisen projektin läpiviennistä meillä Timmillä on aiempaa kokemusta ja haluammekin auttaa kuntia hakemuksen tekemisessä. Nyt tarvitaan siis yhteistyöhön halukkaita kuntia, jotka ovat valmiita osallistumaan suunnittelutyöhön.”, Valkonen summaa.

Tilavarausautomaatio tähtäimessä

Timmin visiona on tilavarausautomaatio liikuntatoimen työtä helpottamaan. Ajatuksena on, että vakiovuorohakemukset tehdään ja tallennetaan sähköisessä muodossa TIMMI-järjestelmään. Älykäs algoritmi löytää ja varaa vuorolle sopivan tilan järjestelmään tallennetun priorisointisäännöstön mukaan.

“Lähtökohtaisesti automaatio koskisi vakiovuorohakemuksia ja niihin liittyvää tilojen jakoa, mikä vie eniten aikaa ja resursseja.”, Timmin tuotepäällikkö Laura Hurme kertoo.

Tilavarausautomaation myötä hakemusten käsittely, varausten siirtely kalenterilla, vuorojen suunnittelu Excel-taulukossa ja varausten syöttäminen TIMMI-järjestelmään jäisivät kokonaan pois.

“Yksinkertaisuudessaan prosessi menisi niin, että seurojen edustajat tekevät varaushakemukset suoraan Timmiin ja hakuajan päätyttyä algoritmi suunnittelee vuoroilla optimaalisen jaon. Jaossa huomioidaan tilojen ominaisuudet, asiakkaiden ominaisuudet ja hakemuksessa esitetyt toiveet sekä järjestelmään tallennetut priorisointisäännöt. Käyttäjälle jäisi vain lopputuloksen tarkistaminen.”, Hurme tiivistää.

Automaatiolla on tarkoitus automatisoida varaushakemusten käsittelyä ja vähentää tilojen jakamiseen käytettyä työaikaa.

TIMMI Smart Hospital tilavarausautomaatio toimii jo

TIMMI Smart Hospital -järjestelmän tilavarausautomaatio helpottaa jo nyt sosiaali- ja terveydenhuollon tilojen jakoa. Älykäs algoritmi lukee potilastietojärjestelmästä vastaanottotyötä tekevän henkilön työvuorot ja hänen vastaanottoaikojensa tyypit, ja ymmärtää millaisen huoneen hän tarvitsee työpäivänsä aikana. Näiden tietojen pohjalta sopivat tilat varataan automaattisesti työvuorojen ajaksi.

“Meillä on toteutettu tilavarausautomaatio sote-puolelle, jossa on usein satoja huoneita ja satoja vastaanottoa suorittavia henkilöitä, joille pitäisi löytää työhön sopiva huone. Automaatio etsii henkilölle työvuoron vaatimusten mukaisesti sopivan huoneen ja varaa sen ammattilaiselle sille ajanjaksolle, mille suunnitelma on tehty.”, kertoo Timmin tuotekehityspäällikkö Tero Harju.

Haasteet sote-puolella ovat samanlaisia kuin liikunnan vakiovuorojen jaon kanssa: oikeanlainen tila pyritään löytämään tiettyyn käyttötarkoitukseen. Myös ratkaisun avaimet löytyvät samojen periaatteiden kautta.

“Sote-puolella sijoittelun ongelmaa on ennen tilavarausautomaatiota ratkottu muun muassa Excel-taulukoilla. Nyt algoritmi tekee jaon nopeasti ja poistaa manuaalisen työn. Taustatietojen ollessa kunnossa, ei tarvitse kuin valita ajanjakso, jolle vuorot jaetaan ja painaa nappia.”, Harju iloitsee.

Tilojen jakoon vaikuttavat tilojen ominaisuudet, jotka määrittävät käyttötarkoituksen eli käytännössä, millaista vastaanottotyötä tai mitä lajeja tilassa voi harrastaa. Tilojen varustelu, sijainti tai muut ominaisuudet voivat myös olla vaikuttavia tekijöitä.

Asiakkailla tai ammattilaisilla on ominaisuuksia, jotka määrittävät, kuka saa jaossa ensimmäisenä varauksia. Sote-puolella lääkärit ovat jaossa ensimmäisinä, minkä jälkeen sopivat huoneet etsitään muille ammattilaisille. Liikuntatoimessa kriteerejä saattaa olla enemmän, mutta periaate säilyy samana. Varauksen asiakkaat eli liikunnan puolella esimerkiksi seurat priorisoidaan ennalta määrättyjen ominaisuuksien perusteella johonkin järjestykseen jaossa.

Sote-puolella työvuoron vaatimukset määräävät, minkälainen tila tarvitaan. Ne vastaavat vakiovuorohakemuksen lajia tai käyttötarkoitusta eli mihin tarkoitukseen vakiovuoroa haetaan, tai mitä on tarkoitus harrastaa. Harjun mukaan perusideat taustalla ovat samat:

“Liikunnan vakiovuorohakemuksissa algoritmin toimintaperiaate on aivan sama kuin sote-puolella. Asiakkailla eli seuroilla ja tiloilla on ominaisuuksia ja hakemus kertoo, millaisen vuoron seura tarvitsee. Vain taustatiedot ja priorisoinnin periaatteet ovat liikuntapuolella huomattavasti monipuolisemmat.”

Liikuntatoimen vakiovuorojen sijoittelun automatisointi

Tilavarausautomaation toteuttaminen liikuntatoimen kontekstissa tarkoittaa, että Timmissä olevia tietoja tulee laajentaa. Mitä enemmän informaatiota tilojen jakoperusteista ja varusteista on, sitä parempi suunnitelma saadaan aikaan.

Timmi on tunnistanut tähän mennessä asiakkaiden kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta seuraavia jakoperusteita, joita algoritmin toimintaperiaatteisiin voitaisi laittaa:

• Vakiovaraushakemuksen tiedot: toivealue tai -rakennus, vuorojen määrä ja kesto, onko kyseessä ottelu- vai harjoitteluvuoro
• Asiakastiedot: joukkueen laji, kilpajoukkueen taso, ikäryhmä, juonioritoiminnan laajuus, kotikunta
• Tilojen tiedot: tilan koko ja korkeus, käyttötarkoitus, kiinteä varustelu ja irtain, lattiamateriaali, mitä lajeja tilassa voi harrastaa
• Käyttäjäorganisaation oma priorisointi eli tieto siitä, millä perustein vuorojen jakoa tehdään

TIMMI Tilavarausautomaation avulla sähköiset tilavaraushakemukset on mahdollista sijoitella optimaalisesti annettujen priorisointien ja reunaehtojen mukaisesti ilman käsityötä. Hurme painottaa, että tilavarausautomaation kehitys alkaa kuitenkin yhteistyöstä kuntien kanssa:

“Automaation suunnittelu alkaa sen ymmärtämisestä, mitä kaikkea pitää ottaa huomioon, kun jakoa tehdään. Me tarvitsemme kumppaneiksi oikeita kuntia mukaan suunnitteluun, jotta voimme tehdä automaatiosta sellaisen, että se todella toimii niissä kunnissa, joissa sitä halutaan käyttää.”

Miten edellä mainittuja tietoja sitten hyödynnetään osana automaatiota? Millainen säännöstö päättää, kenelle vuorot jaetaan ensisijaisesti? Timmin tavoitteena on saada algoritmi toimimaan niin, että käyttäjäorganisaatiot voivat itse määritellä, miten syötettyjä perustietoja halutaan priorisoida.

“Ajatuksena on, että kattaus perustiedoista on kaikille yhteinen, minkä jälkeen joka kunnassa voitaisi itse määritellä, miten vuoroja priorisoidaan. Kunnat voivat siis itse päättää, millaisia tietoja halutaan huomioida ja priorisoida jakoa tehtäessä.”, Hurme selventää.

Liikuntatoimen vakiovuorojen sijoittelun automatisointi on mahdollista, vaikka muuttujia on paljon. Vastaava toteutus on todettu sote-puolella toimivaksi ja nyt tilavarausautomaation hyödyt halutaan saada liikuntatoimen käyttöön. Tärkeintä on automaation suunnittelu ja toteutus yhteistyössä kuntien kanssa.

“Ensin olisi tärkeää kehittää Tilavarausohjelmiston vakiovuorohakemusprosessia niin, että kaikki käyttäjäorganisaatiot voisivat vastaanottaa hakemukset suoraan ohjelmistoon erillisten lomakkeiden sijaan. Käytännössä se tarkoittaisi hakemuslomakkeen ja suunnittelun työkalujen parantamista sekä asiakkaiden ja tilojen perustietojen laajentamista. Kun perustiedot ovat kunnossa ja jako Timmissä toimii, automaatiota voitaisi kehittää niin, että aluksi otettaisi vain muutamia ominaisuuksia, joita priorisoidaan. Lopullisessa vaiheessa tehtäisi automaatio niin, että jako tapahtuisi kaikkien mahdollisten tietojen pohjalta eli katoaisi se käsityö kokonaan. Toivon, että voimme lähteä yhdessä suunnittelemaan toteutusta.”, Hurme kiteyttää.

---

Järjestimme keväällä liikuntatoimen vakiovuorojen sijoittelun automatisoinnista webinaarin, jossa esittelimme visiotamme. Tallenne on katsottavissa Youtube-kanavallamme. Herättelynä jätimmekin yleisöllemme tehtäväksi pohtia poikkeuksia, joita säännöstössä tai jakoperusteissa voi olla.

Keskustelu jatkui paneelin muodossa, kun pureuduimme syvemmin varaushakemusten ongelmakenttään yhdessä liikuntapalvelukoordinaattorien kanssa 7.10.2021. Tulevaisuuden vision toteuttaminen voi alkaa! Katso keskustelu Youtube-kanavallamme.

‍