Timmi kehittää jatkuvasti ohjelmistojaan vastaamaan paremmin niin muuttuvan maailman kuin asiakkaiden tarpeisiin. TIMMI Tilavarausohjelmisto 4.4. ominaisuudet on kerätty asiakkailta tulleista toiveista ja niiden tarkoituksena on automatisoida operatiivisen käyttäjän rutiinitöitä, tehostaa ulkoista ja sisäistä viestintää sekä parantaa sähköisen asioinnin asiakaskokemusta.
“Tavoitteena on parantaa sähköistä asiointia ja tehostaa toimintaa olemassa olevilla työkaluilla. Samalla luodaan keinoja siihen, että kuntalaiset pystyisivät hoitamaan asioita paremmin omatoimisesti ja että operatiiviset käyttäjät voivat helpottaa omaa työtään.”, Timmin myyntijohtaja Jani Asikainen kuvaa.
Operatiivisen käyttäjän uudet ominaisuudet automatisoivat rutiinitöitä
Operatiivisen käyttäjän uusiin ominaisuuksiin kuuluu vapaiden ja varattujen aikojen tarkastelu sekä varauksen tekeminen rakennuksen kerroskohtaiselta pohjakartalta. Operatiiviset käyttäjät pääsevät siis näkemään, missä on tarkasteluhetkellä vapaata, varattua, mahdollisesti pian vapautuvia tai varautuvia tiloja.
TIMMI Tilavarausohjelmisto hyödyntää OpenStreetMap-pohjakarttaa eli karttanäkymä kertoo, missä rakennukset sijaitsevat maailmankartalla.
“Tiloihin voidaan lisätä tieto siitä, missä rakennuksen kerroksessa ne sijaitsevat. Lisäksi jokaiseen kerrokseen voidaan lisätä pohjakartta eli pohjapiirros, joka näyttää tilan sijainnin. Tämä helpottaa tilan löytämistä entisestään.”, Timmin tuotekehityspäällikkö Tero Harju tarkentaa.
“Sähköisessä asioinnissa sijainti kartalla on julkisesti kaikkien nähtävillä. Kerroskohtaiset pohjakartat on rajoitettu operatiivisille käyttäjille turvallisuussyistä.”, hän lisää.
Tiloja pääsee myös varaamaan suoraan kartasta valitsemalla tai tilojen listauksesta. Käyttäjän perustiedoissa on häneen liitetty oletusrakennus ja -tila, joiden perusteella tarkasteltavat pohjakartat määräytyvät.
“Oletuksena näkyvät ne omat rakennukset ja kerrokset mutta tätä on mahdollisuus rajata ja vaihtaa. Lisäksi tiloja voidaan hakea käyttötarkoituksen ja tilatyypin perusteella, jos tarve on esimerkiksi kokoushuoneelle.”, Harju kertoo.
Uusi julkaisut-ominaisuus helpottaa sisäistä viestintää ja tiedotusta rekisteröityneille asiakkaille tai selaajille ajankohtaisista asioista. Julkaisuja pääsee lukemaan ja luomaan käyttöoikeuksien perusteella, minkä lisäksi niitä voi kohdentaa käyttäjätyypeittäin, roolien mukaan tai yksittäisille käyttäjille.
Julkaisulle voidaan antaa otsikko, johdanto, varsinainen sisältö ja ajankohta, jolloin se tulee näkyville ja poistuu. Kriittisiin julkaisuihin voidaan asettaa, että se on kuitattava luetuksi.
“Julkaisut on hyvä tapa tiedottaa asiakkaita tai viestiä organisaation sisällä. Mehän käytämme TIMMIä toiminnanohjausjärjestelmänä, ja kun löydämme mielenkiintoisia IT-alan artikkeleita, laadimme omalle porukalle julkaisun, jossa on lyhyt tiivistelmä ja linkki varsinaiseen artikkeliin. Näin jokainen saa tiedon artikkelista ja voi halutessaan lukea sen.”, Harju kuvaa.
Käyttäjätunnukseen voidaan liittää oletusvaraaja, minkä perusteella omia varauksia voi tarkastella Omassa asioinnissa. Toiminto mahdollistaa sen, että käyttäjä voidaan liittää automaattisesti varaajaksi, mikä helpottaa varausten hallintaa.
“Esimerkiksi opettajille ominaisuus on hyödyllinen, koska he pääsevät näkemään nopeasti omat ja muiden heidän puolestaan tekemät varaukset tai esimerkiksi ulkoisista järjestelmistä tuodut tiedot Omassa asioinnissa.”, Harju pohtii.
Laskutiedot-näytöllä voi jatkossa hakea ja tarkistaa, mikäli laskutietojen erittelyistä puuttuu arvonlisävero.
Sähköisen asioinnin uudistukset parantavat asiakaskokemusta
Sähköisen asioinnin uudistus, vanhan varauksen kopiointi uuden varauksen tai varaushakemuksen pohjaksi, on suunniteltu erityisesti helpottamaan organisaatioiden ja seurojen yhteyshenkilöjen arkea. Usein vakiovuorot ja kausivaraukset pysyvät samankaltaisina vuodesta toiseen, joten tämä ominaisuus helpottaa uusien varausten tekemistä.
“Hakemuksen tekijä voi kopioida olemassa olevan varauksen uuden varauksen tai varaushakemuksen pohjaksi. Jos alkuperäinen varaus kestää syyskuusta toukokuuhun viikoittain, uusi varaus luodaan samalla jaksotuksella ja kestolla. Vaikka viikonpäivää muuttaisi, varauksen pituus ja jaksotus pysyvät samanlaisina.”, Harju kuvaa.
Mahdolliset lisätiedot ja tilastoinnit kopioituvat myös uuteen hakemukseen mukaan, mikä helpottaa myös hakemuksen käsittelijän työtä, kun tietoja ei tarvitse täydentää uudelleen tilastointia varten.
“Jos operatiivinen käyttäjä on lisännyt varaukseen tilastointiin tarvittavaa tietoa, nämä tiedot kopioituvat myös uuteen varaukseen. Niitä ei tarvitse syöttää uudelleen, poikkeuksena kävijämäärät, koska ne ovat muuttuvaa tietoa.”, Harju pohtii.
“Kuntalaisten asiointi helpottuu, kun kaikkea tarvitse lähteä syöttämään alusta asti uudelleen, kun voi hyödyntää vanhoja varauksia.”, Asikainen lisää.
Tilakohtaisten uusien tietojen kohdalla on nyt mahdollista määrittää varausten maksimi- ja minimipituus sekä niiden maksimimäärä. Lisäksi tilan esteettömyydestä voidaan lisätä merkintä rajaamaan hakua tai antaa kuvaus esteettömyyden tasosta.
Toivottu ominaisuus oheisvarattavien rajaamisesta pois rekisteröityneen asiakkaan näkymästä on toteutettu uuteen versioon. Operatiivinen käyttäjä voi siis rajata, mitä kaikkia lisävarusteita tai -palveluita on asiakkaille näkyvillä sähköisessä asioinnissa.
Aikaisemmin mahdollisen käyttöliittymän kielen lisäksi uudessa versiossa myös perustiedot voidaan sähköisen asioinnin puolella syöttää usealla kielellä. Kieliä voi olla niin monta, kuin niitä on käyttöliittymään käännetty.
“Enää ei tarvitse esimerkiksi kaksikielisissä kunnissa syöttää monella eri kielellä rakennusten nimiä yhteen näyttöön kauttaviivalla, mikä venyttää nimen pitkäksi.”, Asikainen pohtii.
“Monikieliset perustiedot, kuten rakennuksen nimi tai käyttötarkoitus toimivat tietenkin myös hakutekijöinä”, Harju lisää.
Uuden version myötä yksittäisen varauksen verkkomaksu voidaan hoitaa omassa asioinnissa jälkikäteen, minkä tavoitteena on vähentää taloushallinnon laskutuskustannuksia.
“Asiakas voi käydä omassa asioinnissa maksamassa verkkomaksulla varauksen, jonka on alunperin pyytänyt laskulla. Tämä toimii kaikkien TIMMIssä käytössä olevien verkkomaksuliittymien kanssa.”, Harju kuvaa.
Sähköisen asioinnin uusiin ominaisuuksiin kuuluu palautteen ja vikailmoituksen jättäminen. Tilojen käyttäjä voi jättää yleistä tai tilakohtaista palautetta ja kohdentaa vikailmoituksia, jos tietyssä tilassa on esimerkiksi koripallokentän kori rikki. Viesteistä lähtee sähköposti valittuihin osoitteisiin tai postilistalle.
Kevytrekisteröityminen kävijämäärien syöttämistä varten ja paikannukseen perustuva kävijämäärän syöttäminen on jatkossa mahdollista seuran puolesta asioinnissa.
“Asiakas voi valita rekisteröitymisen vain kävijämäärien syöttöä varten. Ominaisuus on suunniteltu muun muassa seurojen valmentajille, jotka eivät tee varauksia, mutta ovat paikalla kun varaus käytetään.”, Harju kertoo.
Ominaisuuteen voidaan kytkeä päälle aikaraja ja paikannus, joilla määritetään, miten kauan varauksen jälkeen kävijämäärän voi syöttää ja miten lähellä tilan sijaintia pitää olla, jotta tiedot voi vielä syöttää.
Suomi.fi-tunnistuksessa väestötietojärjestelmästä tulevien nimi- ja osoitetietojen päivitys automaattisesti asiakasrekisteristä löytyviin vastaaviin asiakastietoihin on mahdollista tilavarausjärjestelmän uusimmassa versiossa.
“Asiakastiedot päivittyvät automaattisesti jokaisen kirjautumisen yhteydessä eli ne pysyvät ajan tasalla sitä kautta. Yksityishenkilöltä nimi ja osoitetiedot päivitetään automaattisesti. Organisaation yhteyshenkilöltä päivitetään vain nimitiedot, koska siellä voi olla osoitetiedoissa esimerkiksi laskutusosoite.”, Harju kertoo.
Uusi versio on valmis käytettäväksi
TIMMI Tilavarausjärjestelmän päivittäminen uusimpaan versioon kannattaa. Uuden version myötä tiedottaminen helpottuu, minkä lisäksi monikielisyys tekee käytöstä saavutettavampaa. Pohjakartat selkeyttävät tilojen löytämistä, mikä on hyödyllistä erityisesti suurissa kaupungeissa.
Asikainen näkee hyötyjä myös tiedolla johtamisen näkökulmasta:
“Kävijämäärien syöttäminen jälkikäteen on toivottu ominaisuus, koska sitä halutaan aktiivisesti seurata. Monissa kunnissa vihkot luokkien tai muiden vastaavien tilojen ovella voidaan jättää pois, kun tilalle saadaan tekninen ratkaisu seurannan parantamiseksi.”
Uuden version saa käyttöön helposti. Käyttöönotto sisältää koulutuksen, asennuksen ja mahdolliset parametrisoinnit. Asennus lisenssiasiakkaille aiheuttaa enintään neljän tunnin käyttökatkon mutta se voidaan toteuttaa myös ennalta sovittujen automaattisten yöllisten käyttökatkojen aikana.
Lisätietoja: Ota yhteyttä omaan myyjääsi tai myynti@timmi.fi
---
Katso webinaari TIMMI Tilavarausjärjestelmä 4.4. esittelystä Youtube-kanavaltamme!
