Imatralla kokeileva kulttuuri on otettu sydämen asiaksi. Kuntalaisten luovuuden valjastaminen palvelujen suunnitteluun on opettanut, että yhdistämällä omatoimisuutta, teknologiaa ja älykkäitä tilanhallintaratkaisuja voidaan tarjota entistä parempia palveluja kuntalaisille.
Kuntalaisten kanssa on yhdessä mietitty ratkaisuja tilojen käytölle. Käyttöasteen ohella on pohdittu, miten tilojen käyttö olisi mahdollisimman helppoa. Modernin teknologian hyödyntäminen tilojen yhteiskäytössä on mahdollistanut omatoimisuuden lisäämisen ja palvelun parantamisen tehokkaasti myös pienenevillä resursseilla.
"Silloin kun tyhjiä tiloja pystytään hyödyntämään ja jakamaan, kyse ei ole pelkästään käyttöasteen noususta, vaan se näkyy parantuneena palveluna kuntalaisille. Omatoimisuuden lisääminen tarkoittaa myös sitä, että palveluja pystytään parantamaan tehokkaasti pienenevillä resursseilla", iloitsee Imatran kunnassa työskentelevä tieto- ja digipalvelupäällikkö Marko Hyvönen.
Palvelua saadaan tuotettua pienenevillä resursseilla, kun esimerkiksi ovien avaaminen hoidetaan teknisillä ratkaisuilla sen sijaan, että joku olisi vahtimassa paikan päällä. Ajanvaraus- ja toiminnanohjausjärjestelmien rooli korostuu, kun palvelutuotannossa ja tilojen hyödyntämisessä tavoitellaan luovuutta ja joustavuutta. Timmin myyntijohtaja Jani Asikainen kertoo, että palvelumuotoilua on ohjannut koko ajan palvelun parantaminen ja kehittäminen yhteistyössä kuntien kanssa:
"Meidän tavoite on kokonaispalvelun parantaminen, siihen tarjoamme automaatioratkaisuja kuntien käyttöön."
Työläiden prosessien automatisoiminen tarkoittaa, että kaikille jää enemmän aikaa työskennellä ihmisten parissa. Hyvönen tunnistaa palvelujen digitalisoitumisen hyödyt myös ihmisille, jotka eivät niitä halua tai pysty käyttämään:
"Kanavat palvelevat työikäisiä ja nuorisoa, mikä vapauttaa meille resursseja henkilökohtaiseen palveluun esimerkiksi ikäihmisillä, joille tekniset laitteet, älypuhelimet ja tietokoneet eivät välttämättä ole niin tuttuja. Jonoja ei synny, kun toiset käyttävät omatoimiautomaatteja ja muille vapautuu aikaa henkilökohtaiseen palveluun."
Älykästä ja turvallista
Hyvin suunniteltu tila on tehokas ja mukautuva moneen käyttötarkoitukseen. Imatralle avattiin elokuussa 2020 Suomen suurin puukoulu, jossa nykyaikaiset ratkaisut tietotekniikan ja tilojen hyödyntämisen osalta ovat ohjanneet suunnittelua. Mansikkalan koulukeskus tarjoaa tilat opetuskäytön ohella harrastuskäyttöön. Saman katon alta löytyy jo nyt toimijoita varhaiskasvatuksen yksiköistä lukioon ja työväenopistoon. Tieto- ja digipalvelupäällikkö Marko Hyvönen näkee tilojen joustavan tarjoamisen tukevan kunnan ydintehtävää eli hyvinvoinnin edistämistä:
"Me teemme työtä kuntalaisille, he ovat meidän asiakkaita. Koulussa se asiakas on oppilas, ja me haluamme tarjota heille viihtyisät ja puhtaat tilat, joita on helppo käyttää. Tuttuun ja turvalliseen ympäristöön on helppo jäädä tunniksi tekemään läksyjä koulun jälkeen ja aloittaa säbätreenit saman katon alla."
Älykkääseen rakentamiseen kuuluva modulaarinen rakentaminen mahdollistaa tilojen muuntelun eri käyttötarkoituksiin. Jos syntyvyys laskee, eivät opetuskäytöstä tyhjilleen jääneet tilat jää käyttämättä, vaan niitä voidaan muunnella erilaisia tarpeita vastaaviksi.
Imatralla tilojen tarjoaminen yhteiskäyttöön on sujunut hyvin. Vastuu annetaan kuntalaisille, ja esimerkiksi omatoimikirjastoissa ihmiset kokevat laajenevat aukioloajat niin hyödylliseksi, että siellä yhdessä huolehditaan tilojen viihtyvyydestä. Yhteisö on ottanut tilan omakseen ja huolehtii, että kaikki toimii.
"Kameravalvonnan läsnäolo on rauhoittava tekijä omatoimitiloissa, mutta me olemme lähteneet siitä, ettei luoda turhia mörköjä, vaan valmistaudutaan hyvin ja mietitään, miten voidaan palvella kuntalaisia paremmin niin, että he voivat kokea tilan omaksi ja tärkeäksi", kertoo Hyvönen.
On kuitenkin fakta, että kulunvalvonnan pitää olla kunnossa, jos tiloja halutaan hyödyntää tulevaisuudessa tehokkaasti. Turvallisuus on edellytys joustavalle tilojen yhteiskäytölle. Timmillä on tarvittava teknologia ja osaaminen valmiina. Timmin myyntijohtaja Jani Asikainen kertoo, että turvallisuuden takaamiseksi lukittuihin oviin jaetaan automaattisia tunnisteita:
"Tunnistautumiseen käytetään kuhunkin varaukseen kiinnitettyä PIN-koodia, jolla varmistetaan, ettei kukaan liiku tiloissa toisten vuoroilla. Ohjaustietojen kautta voidaan poistaa hälytyksiä, säätää ilmastointia ja hallita valaistuksia, jolloin kenenkään ei tarvitse huolehtia näistä manuaalisesti. Meidän on mahdollista jakaa tietoa myös käyttöasteesta, jotta pystytään ennakoimaan, milloin on väkeä paikalla ja näin pienentää käyttökustannuksia kohteessa."
Hyvönen näkee asiakkaaseen sidotun PIN-koodin käytön turvallisempana ja kustannustehokkaampana tapana huolehtia kulunvalvonnasta verrattuna avaimiin:
"Jos avaimet ovat vahtimestarilla, on tilojen käyttö sidottu usein virka-aikaan, eikä omatoiminen ja joustava tilojen käyttö käytännössä onnistu. Avaimia ei myöskään välttämättä haluta jakaa kaikille, koska uudet sähköavaimet ovat kalliita ja niitä pystyisi lainaamaan, jolloin ei voida olla varmoja, kuka tiloissa milloinkin liikkuu."
Kehitystä tehdään yhdessä Timmin kanssa ja kulkulupia muokataan tilanteiden mukaan. Käyttöesimerkit mallinnetaan etukäteen eli mietitään, mihin tiloihin kunkin on päästävä vuoronsa aikana. Tarvitseeko esimerkiksi salilla kävijä portin ulkopuolella olevaa vessaa treenien aikana?
Kaupungin rooli kuntalaisten luovuuden mahdollistajana
Teknisen toteutuksen ohella virkailijoiden ja tietohallinnon ei Hyvösen mukaan kannata jumittua miettimään, miten tiloja voisi parhaiten hyödyntää. Harvalle tulisi mieleen tarjota neuvotteluhuonetta nuorten eSport-seuralle tai järjestää frettinäyttelyä kirjastossa.
"Todennäköisesti ideoita tulee enemmän, kun 100 000 kuntalaista ideoi verrattuna siihen, että sisältöjä mietittäisi neuvottelupöydässä. Minulle on lähellä sydäntä tilojen tarjoamisen sivutuotteena syntyvä sosiaalinen kanssakäyminen, mitä ollaan mahdollistamassa", Asikainen täydentää.
Frettinäyttely ilmentää hyvin ihmisten luovuutta. Se toi jotain uutta ja yhteisöllisyyttä lisäävää tarjolle, missä kaupunki toimi vain mahdollistajana. Hyvösen mukaan tiloille on tärkeää saada sisältöä, mikä tukee kuntalaisten ja kaupunkilaisten hyvinvointia:
"Tilojen käyttöaste nousee, ihmisille tulee mielekästä tekemistä ja syntyy uusia ideoita, joita ei välttämättä koko Suomessa ole ennen tehty. Me kannustamme, että niitä ideoita rohkeasti tehtäisi ja tiloja hyödynnettäisi. Olen sitä mieltä, että mahdollistetaan mutta otetaan niitä ideoita kuntalaisilta eli meidän asiakkailta."
Oli kyse sitten teknisten laitteiden tarjoaminen kotinikkareille tai Ulla-mummon pullakurssi kotitalousluokassa - kaikki on mahdollista. Timmin ajatuksena onkin mahdollistaa jo olemassa oleville erikoistiloille enemmän käyttöä ja kehittää palveluja yhdessä kuntien kanssa.
Järjestimme aiheesta webinaarin, joka on katsottavissa täällä: TIMMI Smart City: Case Imatra - Älykkäillä tilanhallintajärjestelmillä tilat luovaan käyttöön - YouTube
