Työnteon paikat monipuolistuvat
Työn tekemisen paikat ja toimintamallit ovat murroksessa – erityisesti koronan jälkeen on lisääntynyt halu tehdä joustavasti töitä niin etänä kuin toimistolla. Monipaikkainen työ ja lisääntynyt yhteiskäyttötilojen hyödyntäminen tukevat työnteon paikkojen joustavaa vaihtelua.
Työn murroksen yhteydessä puhutaan usein teknologian kehityksestä. Järjestelmillä onkin merkittävä rooli tilojen käytön tehostamisessa ja joustavan työskentelyn tukemisessa. Käytännön arjen ohella järjestelmät mahdollistavat työpisteiden käyttöasteen seurannan, minkä kautta voidaan saavuttaa kustannussäästöjä esimerkiksi ohjaamalla tilojen käyttöä tiettyyn suuntaan.
Kuopion pilotti – Kaikki teho irti hybridityöskentelystä
Kuopiossa monien kaupunkien tavoin eletään etätyöskentelyn lisääntyessä murrosta työtilojen käytön suhteen. Kasvava tarve joustavalle tilojen käytölle sai Kuopion kaupungin selvittämään, kuinka tilavarausjärjestelmät voivat sujuvoittaa arkea.
Osana Kuopio Living Lab -kehittämiskokonaisuutta luovuttiin henkilökohtaisista työhuoneista ja aloitettiin työtilavarauskokeilu TIMMI Tilavarausohjelmistolla. Kokeilu koskee tiettyjä kaupungin yksiköitä, joista työntekijä voi varata työpisteen esimerkiksi pohjakarttaa ja kännykkäsovellusta hyödyntäen.
Pilotin yhteydessä vuoden 2022 lopulla toteutettiin kysely, jolla selvitettiin henkilöstön käyttökokemuksia ja käyttäjätyytyväisyyttä.
86% suosittelisi TIMMI Tilavarausohjelmistoa työkaverilleen
Käyttäjäkyselyn tulokset kertovat, että kokeilu on ollut järjestelmän osalta onnistunut. Suurin osa kyselyyn vastanneista on hyödyntänyt tilojen varausta paljon, eli kokemusta järjestelmän käytöstä on ehtinyt kertyä. Suurin osa kyselyyn vastanneista on myös tyytyväinen tai erittäin tyytyväinen tilojen varaamiseen TIMMI-ohjelmiston kautta – 86% suosittelisi TIMMI-järjestelmää työkavereilleen!
Kehityskohteita nousi esille toimintakulttuuriin ja monipaikkatyöhön liittyen. Yhteiset pelisäännöt ja yhteen toimivat laitteet nähtiin onnistumisen kannalta tärkeinä. Järjestelmällä voidaan tukea joitakin yhteiskäyttöisiin tiloihin liittyviä haasteita: esimerkiksi varauksen peruuttaminen tai vuokrien jyvitykset voidaan automatisoida.
Kustannussäästöä, yhteisöllisyyttä ja tiedolla johtamista
Tilojen käytön tehostaminen ja joustavat työtavat kannattavat, koska niillä voidaan luoda työtyytyväisyyttä, saavuttaa kustannussäästöjä ja lisätä yhteisöllisyyttä. Käyttöasteen seuranta mahdollistaa lisäksi tiedolla johtamisen, joka on olennaista tulevaisuuden tilankäyttöä ja järjestelmäratkaisuja suunniteltaessa.
TIMMI Smart City mahdollistaa tehokkaan tilankäytön ja tukee hybridityöskentelyä. Työtilojen varauksen lisäksi hyödynnettävissä on erilaisia tilavarauksen muotoja, kulunvalvonnan ratkaisuja ja arkea sujuvoittavia integraatioita.
