Keskitetty tilavaraus ja toimintatapojen kehitys Kotkassa

Useissa suomalaisissa kunnissa ja kaupungeissa pohditaan keinoja tilojen käytön tehostamiseen: miten toimintatapojen muutos ja tilahallinta järjestetään niin, että kuntalaisen asiointi helpottuu ja tilojen käyttöaste kasvaa?

Tehokas tilahallinta on tärkeää, koska se parantaa tilojen löydettävyyttä, kasvattaa käyttöastetta, luo parempaa palvelua ja tuo kustannussäästöjä. Timmi Software Oy edistää keinoja tilojen monipuoliseen käyttöön. Taloudellisten hyötyjen ohella kehitetään tuotteita, jotka tukevat niin kuntalaisten kuin kunnan työntekijöiden helpompaa asiointia ja tilavarauksia.

Kotkan kaupungissa tilahallinta on järjestetty uudelleen niin, että asiointi helpottuu ja tilojen käyttöaste kasvaa. Nykyään kuntalaisten tilavarauksissa palvelee monen hallintoalueen sijaan yksi yhteinen tiski.

Tilahallinnan yhtenäistäminen lähti liikkeelle yhteisen asiakaspalvelupiste Ruorin perustamisesta, jonka myötä alkoi tilavarausten keskittäminen tiettyjen toimialojen osalta. Järjestelmällisempi tietojen yhtenäistäminen aloitettiin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen siivittämänä.

Organisaatiomuutoksen edetessä siirryttiin sähköiseen asiointiin ja toteutettiin hallintoalueiden yhtenäistäminen. Keskitetyn tilavarauksen etuina nähtiin, että se helpottaa tilan löytämistä, sujuvoittaa kuntalaisen asiointia ja tuo pääkäyttäjät saman katon alle. Samalla parannettiin asiakaskokemusta mahdollistamalla joustava ja omatoiminen harrastustoiminta kaupungin tiloissa.

Kotkassa pitkäjänteinen kehitystyö ja toiminnan virtaviivaistaminen jatkuvat.