Keskitetty TIMMI-varausjärjestelmä helpottaa kuntalaisen asiointia. Vantaalla yhden järjestelmän takana on usean palvelualueen varaukset, minkä ansiosta kuntalainen näkee kaikki saatavilla olevat tilat samassa kalenterinäkymässä.
Kaupungeilla on käytössään erilaisia toimintamalleja tilavarausten käsittelyyn. Tilat saattavat olla hajautettuna kaupungin tai kunnan oman hallintorakenteen mukaan niin, että myös tilavaraukset on eriytetty. Tilaa etsivän kuntalaisen on siis tiedettävä minkä palvelualueen alta hakea tilaa, koska eri alueiden tilojen varaustilannetta ei voi vertailla keskenään.
“Jos kuntalainen haluaa varata taloyhtiön kokoukseen tilan, hän ei näe kaikkia tiloja samassa kalenterissa, vaan on tiedettävä, minkä hallinnollisen alueen alta lähteä hakemaan sopivaa tilaa. Jos klikkaa nuorisopalvelun tiloja, näkee vain sen alla olevat. Mistä kuntalainen tietää, kuuluuko kokoushuone esimerkiksi nuoriso-, kulttuuri- vai tilapalvelujen alle?”, Timmi Software Oy:n myyntijohtaja Jani Asikainen ihmettelee.
Kunta voi parantaa palvelua ja saada tilat tehokkaaseen käyttöön helpottamalla tilojen löydettävyyttä. Yksi keino on keskitetty TIMMI-varausjärjestelmä.
Keskitetty varausjärjestelmä voi olla kokonaan itsenäisenä toimiva eli palvelualueista riippumaton varaustoimisto, mikä on vielä harvinainen. Ensimmäiset askeleet kohti palvelun yksinkertaistamista voidaankin ottaa eri palvelualueet yhdistävällä järjestelmällä, jossa kuntalaisen asiointi tapahtuu yhdessä palveluportaalissa samalla, kun laskut ja tulot ohjautuvat edelleen eri palvelualueille.
“Eri palvelualueilla voi olla omat tilansa, tulonsa ja päätöksensä. Teknisesti pystymme hoitamaan varauspalvelun hallinnon ilman, että kuntalaiselle näkyy eri toimijat taustalla.”, Asikainen kuvaa.
Vantaalla tilat löytyvät helposti
Vantaalla toimintaa on tehostettu pitkäjänteisesti ja kuntalaisen asiointia helpottava keskitetty varausjärjestelmä on ollut käytössä jo usean vuoden ajan. Kaikki TIMMI-järjestelmässä varattavat tilat ovat samassa paikassa ja eri palvelualueiden tilojen varaustilannetta voi vertailla keskenään.
“Kuntalaisen näkökulmasta toiveena, että tilavaraus on yksinkertaista. Hän varaa tarvitsemansa tilan, eikä siinä tarvitse tietää, kuka varauksen käsittelee. Etu on selkein kuntalaisen suuntaan niin, että tilojen hakeminen on selkeää, helppoa ja suoraviivaista”, Vantaan kaupungin liikunnansuunnittelija Ville Miettinen tiivistää.
TIMMI-varausjärjestelmä on käytössä Vantaan nuorisotaloilla, asukastiloissa, kulttuuritiloissa, liikuntatiloissa sekä kirjaston tiloissa. Palvelualueet vastaavat omasta tilavaraustoiminnastaan tilojen hallinnoinnin, varausten hyväksymisen ja laskutuksen osalta.
“Samalla kun käytäntöjä on yhtenäistetty, oman palvelualueen tilojen hallinnointi säilyy ennallaan. Operatiiviselle käyttäjälle muutos ei ole suuri, jos on tottunut Timmi-käyttäjä.”, Asikainen pohtii.
Miettisen mukaan kuntalaisen arjen helpottamisen ohella keskitetyn järjestelmän etuna on, että palvelualueet pystyvät edistämään kehitystyötä yhdessä: “Pystymme auttamaan puolin ja toisin eri palvelualueita, kun meillä on sama järjestelmä käytössä. Vaikka toimintamalleissa on eroavaisuuksia, niin pystymme jakamaan kokemuksia ja sitä kautta edistämään kehitystyötä laajemmalla näkökulmalla.”
“Kokonaisuus olisi aika sirpaleinen, jos esimerkiksi liikuntapalveluilla olisi eri järjestelmä kuin kulttuuripalveluilla. On varmasti etu, että voidaan yhdessä miettiä kehityskohteita.”, Miettinen jatkaa.
Jatkuvan kehityksen edistämisestä vastaava tietohallinto koordinoi kehitystyötä ja pyrkii nostamaan eri palvelualueiden keskeisiä tarpeita yhteisesti esille. Osana tilavarauspalvelujen keskittämistä perustettiin myös uusi toimenkuva: Jatkossa liikuntapalvelukoordinaattori toimii niin asiakkaiden kuin kaupungin kaikkien operatiivisten käyttäjien tukena TIMMI-järjestelmän käytössä.
Tilat tehokkaaseen käyttöön
Toimintojen yhtenäistäminen vaatii pitkäjänteistä kehitystyötä, mikä kuitenkin maksaa vaivansa. Lopputuloksena kunnat pääsevät tarjoamaan parempaa palvelua kuntalaisille tehostaen samalla tilojen käyttöä.
“Kehitystyössä on ajateltava palvelun käyttäjiä eli kuntalaisia, joiden tulee löytää tilat helposti, jotta ne tilat myös saadaan tehokkaaseen käyttöön. Tähän keskitetty varausjärjestelmä on vastaus.”, Asikainen tiivistää.
Ihmisten lisäksi ympäristö kiittää, kun tilat ovat helpommin löydettävissä eivätkä rakennusten neliöt seiso tyhjillään.
“Energiansäästön ja hiilijalanjäljen pienentämisen kannalta on tärkeää, että tilat ovat käytössä silloin, kun niitä pidetään käyttökunnossa. Esimerkiksi valaistuja ja lämmitettyjä tiloja ei kannata pitää tyhjillään. Myös kaupungin laitamilla olevat tilat kannattaa valjastaa kuntalaisten käyttöön ja helposti löydettäviksi, jotta syrjemmällä asuvien ei aina tarvitse matkustaa pitkiä matkoja ydinkeskustaan.”, Asikainen jatkaa.
—
Järjestämme aiheesta webinaarin ke 29.3.2023 klo 13-14. Varaa aika jo kalenteriin ja seuraa tiedotustamme!
