Jämsässä tilavaraukset hoituvat nykyään Timmin kautta. Käyttökokemusta on kertynyt reilun vuoden verran, joten on aika selvittää, millaista palautetta uusi tilavarausohjelmisto on saanut.

Jämsän kaupunki hankki vuonna 2022 TIMMI Smart City -järjestelmän tilavarausten hoitoon sisältäen TIMMI Tilavarausohjelmiston, TIMMI Kurssiohjelmiston ja TIMMI-Abloy-älylukitusliittymän käyttöönotot. 

Liikunta-, kulttuuri- ja nuorisopalveluista vastaava vapaa-aikapalvelupäällikkö Katja Pohjoismäki kertoo, että tilavarausratkaisun kilpailuttaminen tuli ajankohtaiseksi, kun tarve järjestelmien uudistamiselle tunnistettiin:

“Halusimme päivittää tilavarausjärjestelmän tähän päivään. Meillä oli lähdössä kilpailutukseen kulunvalvontajärjestelmä, ja ne kun kytkeytyvät toisiinsa, niin kilpailutimme samalla tilavarauksen.”

“Tavoitteena oli myös saada tilavarausjärjestelmä laajemmin kaupungin käyttöön, kun aiemmin se oli pelkästään liikuntatiloissa. Se tavoite on nyt toteutunut, ja Timmille tulee koko ajan lisää käyttöä!”, hän lisää.

TIMMI Tilavarausohjelmisto on käytössä sisä- ja ulkoliikuntatilojen varausten ja vuorohaun ohella kokoustilojen varauksissa ja uimakouluryhmiin ilmoittautumisessa. Lisäksi kuntosalikorttien ostaminen hoituu TIMMI Verkkokaupan kautta. Suunnitelmissa on tuoda myös venepaikkojen varaukset saman järjestelmän alle.

“Nyt järjestelmä ei ole pelkästään liikuntapalveluissa käytössä, vaan se on laajentunut muuallekin sivistystoimialaan, elinvoimatoimeen ja kokoustilojen osalta konsernipalveluihin. Voisi sanoa, että Timmi on koko kaupungin käytössä.”, Pohjoismäki iloitsee.

Pohjoismäki näkee yhtenäisen järjestelmän hyvänä asiakkaan näkökulmasta, kun kaikki tilavaraukset ovat kätevästi saman katon alla. Lisäksi työntekijät hyötyvät, kun osaava tuki on koko ajan lähellä:

“Asiakkaille on varmasti helppoa, että voi varata sisä- tai ulkoliikuntatilan ja tarpeen tullen vielä kokoustiloja yhdestä ja samasta järjestelmästä. Kaikki meidän Timmi-käyttäjät todennäköisesti sanoisivat myös, että on kivaa, kun järjestelmällä on useampi käyttäjä. Pystymme auttamaan pulmatilanteissa ja tarvittaessa sijaistamaan toisiamme.”

Tiivis viestintä parantaa asiakaskokemusta

Käyttöönottoja oli osaltaan toteuttamassa kilpailutuksen voittanut Certego Oy, joka käytti tilavarauksen osalta alihankkijana Timmiä. Yhteydenpito kolmen osapuolen välillä ei aina ole mutkatonta mutta Pohjoismäki on tyytyväinen, että asiakkaalla on suora yhteys Timmi-tukeen: 

“Yhteydenpidosta kannattaisi aina poistaa välikäsiä niin, että asiakas saa helposti tarvittavan tiedon. Siitä olemme olleet mielissämme, että kun Timmi-tukeen laittaa viestiä, niin sieltä tulee yleensä nopeasti vastaus.”

Tiivis yhteys on perusteltua, koska Timmin järjestelmä on se, mitä pääasiassa käytetään: “Jos remontin vuoksi jokin liikuntasali ei ole ollut käytössä, niin emme me erikseen välttämättä sulje ovia, vaan perumme vuorot Timmin kautta. Aika paljon Timmin kautta tulee myös setvittyä, millaista käyttöä eri tiloissa on ollut.”

Käyttöönotto sujui hyvin. Suuremmilta kompastuskiviltäkin vältyttiin, vaikka toisinaan uuden opettelu vaatiikin esimerkiksi asiakkailta kärsivällisyyttä. 

“Yksityishenkilönä on todella helppo asioida, kun ihmiset ovat tottuneet käyttämään verkkopankkitunnistusta. Yhdistysten kanssa ohjeistusta on tarvittu enemmän – ei niinkään järjestelmän käytössä, vaan asiointioikeuksien hakemisessa.”, Pohjoismäki kuvaa.

Hän viittaa organisaation puolesta asiointiin, jossa väärinkäsitysten välttämiseksi asiointioikeudet tarkistetaan virallisesti:

“Olemme toivoneet, että yhdistykset ilmoittavat meille asiointioikeuksien vahvistamista varten, kenelle luvan saa myöntää. Organisaation puolesta asioidessaan henkilö saa siis varattua tilan vasta, kun olemme hyväksyneet sen Timmissä.”

Jämsän kaupungin Timmi-vastaavat haluavat välittää myös kiitokset asiakaskunnalle, joka on ollut ymmärtäväinen henkilöstöä kohtaan ohjelman käyttöönotossa.

”Aina ei kaikki ole sujunut kuin strömsössä, kun olemme myös itse opetelleet ohjelman käyttöä ja pyrkineet opastamaan asiakkaita siinä samalla”, Pohjoismäki toteaa.

Timmi Software Oy:n sertifioitu projektipäällikkö Juha Juutinen näkee hyvän yhteistyön ja tilaajan osaavan otteen käyttöönoton onnistumisen avaimena:

"Kyseinen projekti oli toimittajan näkökulmasta erittäin sujuva. Erityiskiitoksen ansaitsee tilaajan puolelta ammattimaisesti hoidettu projektinhallinta. Jälleen kerran siis tuli todistettua, että huolellisesti suunniteltu ja yhteistyössä tilaajan kanssa aikataulutettu projekti pysyy aikataulussa ja toteuttaa tilaajan toivomat tarpeet laadukkaasti ja varmasti."

Tavoitteena sujuvampi arki

Työntekijöiden palaute on ollut positiivista. Erityistä kiitosta kerää laskutuksen helpottuminen. 

“Laskuttajat ovat tyytyväisiä siihen, miten helposti laskut saadaan eteenpäin. Kun Timmissä tekee toimia ja laittaa laskutukseen, niin ohjelma tekee ne toimet heti, eikä tarvitse odotella.”, Pohjoismäki naurahtaa.

Käyttöönottokoulutukset ovat olennainen osa siinä, että uudet toimintatavat löytävät ihmisten arkeen. Pohjoismäen mukaan koulutukset toimivat hyvänä perustana uuden ohjelmiston käytön aloittamiseen: “Meillä oli hyvä ja selkeäsanainen kouluttaja!”

Hän kuitenkin tunnustaa, että uusi järjestelmä saattoi häkellyttää ensikertalaisen tai harvemmin tilavarausten kanssa toimivan:

“Vähemmän järjestelmän kanssa toimivilla oli alkuun ehkä vähän pelokkuuttakin ohjelman käyttöön, kun siellä on niin paljon erilaisia toimintoja ja valikkoja. Olenkin uusille käyttäjille opastanut, että kannattaa opetella alkuun ne, mitä eniten tarvitsee työssään.”  

Käytön laajentaminen näköpiirissä

Tyytyväisyydestä kertonee myös halu jatkaa tilavarausten hallinnan yhtenäistämistä. Timmin käytön laajentamista pohditaankin jatkuvasti kaupungin eri yksiköissä, koska kokemukset esimerkiksi omatoimisesta liikuntatilojen käytöstä osoittavat, että kehittäminen kannattaa. 

“Seppolan sataman kehityksen yhteydessä taitaa olla nyt selvittelyssä, josko uuteen huoltokonttiin saisi AbloyOS-lukituksen ja varauksen Timmin kautta, koska meillä on kuntosalien ja liikuntatilojen osalta toiminut ihan hyvin verkosta ostaminen.

On ollut todella kätevää, että voi esimerkiksi sunnuntai-iltana saada idean liikuntasaliin menosta, tarkistaa vapaat ajat ja varata sekä maksaa sen varauksen suoraan verkossa. Sitten saa henkilökohtaisen PIN-koodin, jolla pääsee kulkemaan tiloissa.”, Pohjoismäki kuvaa.

Haluatko lisätietoja TIMMI Smart City -palveluistamme? Lue lisää verkkosivuiltamme tai ota suoraan yhteyttä: myynti@timmi.fi.