Työterveys Aalto Oy on ottanut käyttöön TIMMI Smart Hospital -järjestelmän parantaakseen asiakaskokemusta ja tehostaakseen tilojen käyttöä. Tilankäytön tehostaminen on kasvava trendi sosiaali- ja terveysalalla, jossa tuottavuutta haetaan modernisoimalla järjestelmiä ja toimintatapoja.

Työterveys Aalto tuottaa työterveyshuollon palveluita omistaja-asiakkaidensa työpaikoille  noin 18 000 henkilöasiakkaalle. Aallon suurimpia julkisia asiakkaita ovat Keski-Suomen hyvinvointialue ja Jyväskylän kaupunki. Aalto tuottaa palveluita koko Keski-Suomen alueella joko omana tuotantonaan tai monituottajamallilla alihankintaverkoston kautta

Aallon Jyväskylän toimipisteissä työskentelee noin 60 työterveyshuollon ammattilaista. Uusien toimitilojen myötä Aalto päätyi hankkimaan TIMMI Smart Hospital -järjestelmän tavoitteenaan tehostaa tilojen käyttöä.

“Kaikki lähti liikkeelle siitä, että saimme uudet toimitilat ja halusimme sinne nykyaikaisen tekniikan. Uuden toimitilan myötä halusimme myös luopua henkilökohtaisista työhuoneista. Tilat haluttiin mahdollisimman tehokkaaseen ja joustavaan käyttöön niin, että eri ammattiryhmät voisivat käyttää samoja tiloja eikä tulisi niin sanottua hukkakäyttöä.”, Työterveys Aallon tietohallintopäällikkö Virva Hartikka kuvaa.

Tilavarausjärjestelmän tuli vastata vaatimuksiin aina käytettävyydestä tiedolla johtamiseen.

“Halusimme, että tilavarausjärjestelmä on helposti hallinnoitava ja parantaa tietosuojaa eli asiakasta ei haluttu kutsua enää nimellä vastaanotolle. Järjestelmässä tuli olla myös mobiili-ilmottautumismahdollisuus, minkä lisäksi sen piti mahdollistaa käyttöasteen seurantaa ja siitä piti saada kattavat tilastot meidän tiedolla johtamista varten. Järjestelmän tuli olla myös integroitavissa meidän potilastietojärjestelmän kanssa.”, Hartikka luettelee.

Modernisointi on nykyaikaa

Timmi Software Oy:n toimitusjohtajan Jukka Valkosen mukaan tilankäytön tehostaminen on sosiaali- ja terveysalalla kasvava trendi, johon kuuluu huoneiden määrän vähentämisen ja omista työhuoneista luopumisen ohella toiminnan tehostaminen käyttöasteen seurannalla. TIMMI Smart Hospital kehitettiin vastaamaan juuri näitä tarpeita.

“Pienemmätkin tilat saadaan tehokkaasti käyttöön sellaisilla työkaluilla, joita järjestelmämme tarjoaa. On myös huomattavasti helpompaa löytää tiettyyn käyttötarkoitukseen sopiva tila järjestelmän avulla, kuin lähteä Excel-taulukosta etsimään vapaata tilaa. Sitä kautta manuaalinen työ luonnollisesti vähenee. Tuleehan siinä myös selkeästi säästöjä, kun tilat eivät ole tyhjäkäynnillä.”, Valkonen pohtii. 

“Älykkääseen tilahallintaan kuuluu olennaisena osana myös sisäänkutsujärjestelmä sekä itseilmoittautuminen. Ilmoittautumisen yhteydessä automaatilla tai mobiilisti asiakas saa ajantasaisen tiedon vastaanottohuoneesta ja osaa suunnistaa oikeaan paikkaan.”, hän jatkaa. 

Manuaalisten toimintatapojen digitalisoiminen avaa myös tiedolla johtamisen mahdollisuuksia. Järjestelmiin kerääntyvän tiedon avulla toimintatapoja voidaan parantaa entisestään.  

“Esimerkiksi asiakasohjauksesta, itseilmoittautumisesta ja sisäänkutsusta saadaan aikaleimoja ja niiden perusteella eri näköisiä tilastoja, joita voidaan käyttää tiedolla johtamiseen. Siinä hypätään aika iso askel eteenpäin, kun digitalisoidaan tällä tavalla järjestelmät.”, Valkonen kuvaa.

Kymmenessä viikossa maaliin

Timmin järjestelmä täytti Aallon vaatimukset ja yhteistyö sai lentävän lähdön kesälomista huolimatta – vain kymmenen viikon päästä aloituspalaverista Aallon asiakkaat pääsivät ilmoittautumaan TIMMI Itsepalveluautomaatilla. 

Käyttöönottoprojekti saa kehuja asiakkaalta. Hartikka kuvaa toimitusta mallikkaaksi huomioiden vielä uuden toimipisteen mittaviin remontteihin ja kesälomiin liittyvän haasteellisen aikataulun:

“Meillä oli selkeä visio siitä, mitä haluamme uudelta toimitilaltamme – ja myös mitä onnistumiseen tarvitaan. Päätimme siis Timmin kanssa onnistua ja pistimme hihat heilumaan! Hankintapäätöksestä kahdeksan päivän päästä meillä olikin jo aloituspalaveri, ja siitä viiden päivän päähän saatiin pääkäyttäjäkoulutukset.”

Koulutusten jälkeen oli vuorossa Aallon taustatietojen rakentaminen TIMMI-järjestelmään.

“Taustojen rakentaminen oli todella yksinkertaista ja työmäärältään maltillista. Pääsimme nopeasti suunnittelemaan henkilöstön huonevarauksia TIMMI-järjestelmään. Se tuntui kyllä meistä tosi simppeliltä.”, Hartikka kertoo.

Timmin näkökulmasta projekti oli onnistunut. Ohjelmistoasennukset ja laitteiden lähtökonfiguraatiot tehtiin valmiiksi hyvissä ajoin ennen toimitiloihin pääsyä. Samalla toteutettiin potilastietojärjestelmän integraatio.

“Meillä on kattavasti kokemusta integraatioista, niin ei niissä yleensä mitään sen kummempaa ole. Se on normaalia työtä, jossa pitää olla yhteyksissä myös potilastietojärjestelmän toimittajaan, eli sekin yhteistyö on tärkeää. Tässä käyttöönotossa tämäkin meni hienosti lomista huolimatta!”, Valkonen kertoo.

Lopulta kaikki henkilöstön tiedotuksesta laiteasennuksiin ja toimipisteen avaamiseen sujui erinomaisesti.

“Remontti valmistui 17.8., jolloin Timmi pääsi tekemään laiteasennuksia ja testaamaan, että kaikki toimii. Tuotannon käyttöönotto ja asiakkaiden vastaanotto alkoi tästä neljän päivän päästä eli seuraavana maanantaina. Kaikki meni suunnitelmien mukaan ja aikataulussa.”, Hartikka kehuu.

“Asennuksissa auttoi se, että tilaajan puolelta kaikki toimi mutkattomasti. Laitteiden asennuspaikat oli valmisteltu sovitusti ja kaikki tietoliikenneavaukset ja kytkimet olivat nopealla aikataululla valmiita. Kaikki meni kyllä ihan kuin Strömsössä!”, Valkonen jatkaa. 

Onnistumisen avaimena yhteistyö

Molemminpuolinen sitoutuminen ja hyvä yhteistyö olivat avain onnistumiseen.

Hartikka haluaa kiittää Timmiä erinomaisesta projektisuunnitelmasta ja asiakaslähtöisistä koulutuksista: “Pääkäyttäjäkoulutus ja ohjeet olivat tosi selkeitä ja loogisia, mistä antaisin myös positiivista palautetta.”

Yhtenä tärkeimpänä onnistumisen elementtinä Hartikka näkee nopean reagoinnin tukipyyntöihin: “Timmin tuki on ollut koko ajan saatavilla – käyttöönottovaiheessa sekä nyt, kun meillä tuotanto on käytössä.”

“Laiteasennukset sujuivat myös tosi nopeasti. Tarvittava käyttöönottokoulutus laitteisiin hoidettiin asennuksen yhteydessä. Meille oli heti selvää, miten laitteet toimivat ja pääsimme niitä sitten itse vähän testailemaan.”, Hartikka kehuu.

“Sitoutumisen täytyy olla molemminpuolista, eli myös Aallon sitoutuminen näkyy siinä, kuinka nopeasti saatiin kalenterista raivattua aikaa aloituspalaverille ja koulutuksille. Projekti saatiin heti sellaisille raiteille, että se ehtii tuossa ajassa valmistua.”, Valkonen kommentoi.

Järjestelmän käyttö ja toimintakulttuurin muutos ovat vielä alkuvaiheessa, mutta palaute on tähän mennessä ollut positiivista. 

“Järjestelmää on pidetty helppokäyttöisenä. Alusta alkaen on ollut todella kiva huomata, että  uuteen toimipisteeseen ensimmäistä kertaa tulevat asiakkaat ohjautuvat automaattisesti itsepalveluautomaatille, eivätkä hämmästyneet siitä, että saivat asiointinumeron.”, Hartikka iloitsee.

Uuden toimipisteen myötä tapahtunut toimintakulttuurin muutos on iso asia, jota harjoitellaan edelleen. Kun käytössä ei ole enää omaa työhuonetta, ajanvarauskalenterit täytyy suunnitella paljon pidemmälle kuin aikaisemmin. 

“Lisäksi pitää hyvinkin tarkasti osata huomioida lähityötä ja etätyötä eli milloin ollaan paikalla, tarvitaan työhuonetta ja milloin ei, sillä meillä tehdään huonevaraukset keskitetysti”, Hartikka pohtii. 

Hänen mukaansa muutaman kuukauden käyttökokemuksella kaikki sujuu hyvin ja vastaantulevia kehitysideoita ratkaistaan ja hiotaan ketterästi aina tilanteen mukaan.

Näköpiirissä jatkuva kehitys 

Seuraavaksi edessä on sisääntuloaulan itsepalveluautomaatin brändäys sekä mobiili-ilmoittautumisen ja tiedolla johtamisen työkalujen käyttöönotto. 

Järjestelmästä on saatavilla tilastoja toiminnan seuraamiseen ja kehittämiseen. Tiedolla johtamista tukevat esimerkiksi aiemmin mainitut vastaanottojen aikaleimat, käyttöasteen seuranta ja raportit palvelun ohjauksesta. 

“Kun dataa kertyy riittävästi, nähdään eri tilojen käyttöasteita. Jos havaitaan, että jonkun tilan käyttöaste on alhainen, voidaan pohtia esimerkiksi sen varustelua ja tehdä tarvittavia johtopäätöksiä ja toimenpiteitä. Tilastointia on mahdollista saada myös palvelun ohjauksesta. Pystymme katsomaan ilmoittautumisten määrää esimerkiksi viikonpäivittäin. Näin saadaan tietoa ruuhkaisista ajoista.”, Valkonen kuvaa.

Tulevaisuuden visiona on myös kulunvalvonnan kehittäminen, jolla mahdollistetaan automaattiset lukitukset sekä ajanvarausasiakkaille sisäänpääsy tiloihin PIN-koodilla. Hartikka pitää jatkuvaa kehitystä tärkeänä:

“On kiva kuulla, että Timmi ei jämähdä, vaan kehittää koko ajan uusia toimintoja tähän järjestelmään asiakkaiden toiveita kuunnellen.”

---

Järjestimme 11.10.2023 webinaarin, jossa toimitusjohtajamme Jukka Valkonen keskustelee Aallon tietohallintopäällikön Virva Hartikan TIMMI Smart Hospital -järjestelmän käyttöönotosta.

Katso tallenne

‍