Tietosuojaseloste

Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (erit. henkilötietolaki, 523/1999, 10§ ja 24§. Seloste päivitetty 2.8.2018

1. Rekisterinpitäjä

Timmi Software Oy (jäljempänä ”Timmi”)
Y-tunnus: 1927211-0
Väinönkatu 11 A, 40100 Jyväskylä
Puhelin: 010 632 120
Sähköposti: timmi-tuki@timmi.fi

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jani Asikainen
Puhelin: 050 434 2803
Sähköposti: jani.asikainen@timmi.fi

3. Rekisterin nimi

Timmi Software Oy:n asiakasrekisteri

 

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Timmi tarjoaa asiakkailleen ajanvaraus- ja toiminnanohjausjärjestelmiä, joita rekisteröity voi käyttää. Rekisteröidyt voivat olla yksityisiä henkilöitä ja organisaatioiden yhteyshenkilöitä. Asiakasrekisterin tietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen, markkinointiin, etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksin, sekä asiakasviestintään.

Timmi voi käyttää rekisteröidyn tietoja kaikkiin edellä tässä kappaleessa mainittuihin tarkoituksiin, pääsääntöisesti kuitenkin tarjotakseen rekisteröidyn asiakassuhteeseen perustuvia palveluita tai mahdollistaakseen rekisteröidyn toimintaa koskevan sisäisen analyysin, edellyttäen, että rekisteröity on antanut Timmille nimenomaisen suostumuksensa tietojen käyttöön tai jos suostumus tiedon käyttämiseen yksikäsitteisesti ilmenee rekisteröidyn asiayhteydestä Timmiin.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Timmin asiakaskunta koostuu organisaatioiden, kuten yritysten, kuntien ja yliopistojen, yhteyshenkilöistä.
Timmin Softwaren asiakasrekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja yhteyshenkilöistä:

  • etu- ja sukunimi
  • organisaation tai työnantajan nimi
  • käyttäjätunnus ja salattu salasana
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelin, sähköposti, fax)
  • varattu ajankohta
  • edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot
  • asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, kuten maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, maksuttomien palveluiden tilaustiedot, toimitusehdot, palautteet, reklamaatiot, sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Rekisteröidyn ottaessa yhteyttä asiakaspalveluun ja käyttäessään tukipalveluja hänen tietojansa voidaan tallentaa. Lisäksi tietoja voidaan kerätä vapaista tietolähteistä. Timmi voi käyttää ulkoisia palveluja asiakassuhteisiin liittyvien asioiden hoitamiseksi.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Timmin asiakasrekisteri on vain Timmin omistuksessa. Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta eteenpäin, paitsi mahdollisten yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Timmi myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.
Tietojen luovuttaminen tehdään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat Timmi Softwaren asiakasrekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus on yhteensopiva Timmin asiakasrekisterin käyttötarkoituksen kanssa.

Tietoja voidaan myös luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Timmin tiloihin ja siten henkilötietoihin pääsy on estetty asiattomilta. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivilla Timmin työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot ovat suojattu palomuurein, salasanoin, ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Timmillä ei ole manuaalista aineistoa.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään viisi vuotta.

 

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään, tai niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja korjata, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröidyllä on myös oikeus perua antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä henkilötietolain mukaisin perustein.

Rekisteröidyllä on myös henkilötietolain mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Timmi ei luovuta tietoja näitä käyttötarkoituksia varten.

Timmi tekee rekisteröidyn pyynnöstä tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistaa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Rekisteröity voi käyttää tarkastus-, kielto-, ja korjausoikeuttaan ottamalla yhteyttä Timmin asiakaspalveluun.

Mikäli rekisteröity kokee hänen henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuin- tai työpaikka sijaitsee.

 

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Liiketoiminnan muuttuessa ja/tai kehittyessä olennaisesti rekisteröityjen ja rekisteröitävien henkilötietojen ja niiden käsittelytarkoitusten kannalta, Timmi pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.