Kunnat pääsevät pian nauttimaan uusista ominaisuuksista, kun TIMMI Tilavarausohjelmisto päivittyy versioon 4.3. Kehitystyö on jälleen käyttäjiemme toiveiden mukaista - kuinkas muutenkaan?

Uusimman päivityksemme tarkoituksena erityisesti helpottaa jokapäiväistä varauskäyttöä sekä asiakasrekisterin hallintaa. Onpa mukana myös uusia käteviä ominaisuuksia pääkäyttäjille ja laskuttajille.Uudet ominaisuudet parantavat käytettävyyttä ja tuovat toivottua yksinkertaisuutta

• varausten hallintaan
• asiakasrekisteriin
• laskuttajille
• pääkäyttäjille
• sähköiseen asiointiin.

Aiempi TIMMI Tilavarausohjelmisto 4.2 -päivitys keskittyi loppukäyttäjien sähköisen asioinnin, sekä hakutoiminnallisuuksien ja laskutuksen toimintojen parantamiseen. Lisätietoja halajaville TIMMI Tilavarausohjelmisto 4.2 -version esittely on katsottavissa täällä:  https://youtu.be/31v_lr7xZno

Varausten hallintaan tulossa toivottua yksinkertaisuutta

Varausten hallinta näkee määrällisesti eniten parannuksia uusimmassa versiossa. Jatkossa tilojen aukioloaikoja voidaan säädellä niin, että tila on lähtökohtaisesti kiinni ja se avataan aukioloajan ajaksi: enää aamuun ja iltaan ei tarvitse tehdä erillisiä käyttöaikarajoitteita. Aukioloaikoihin on myös helppo tarvittaessa tehdä poikkeuksia tietyille päiville. Uuden version myötä saadaan käyttöön varsinainen varausvahvistus, jonka lähettäminen onnistuu suoraan varaushakemuksen hyväksynnän yhteydessä. Perutut varaukset ovat aina jäljitettävissä riippumatta perumisen tavasta, ja erityyppisten tilojen erilaiset tarpeet tulee huomioitua, kun tilakohtainen perumisen aikarajoite otetaan käyttöön.

‍Varausten haussa ei enää kahliuduta yhteen tiettyyn oletusjärjestykseen, kun sarakkeet voi parametrisoida haluttuun järjestykseen. Isojen tilaisuuksien ennakkoon tehtyjen tilavarausten käsittelyyn on tulossa helpotusta. Enää vahvistamattoman tilaisuuden tietoja ei tarvitse raapustaa paperille. Nyt tyhjälle kalenterille tai olemassa olevan varauksen rinnalle voi nimittäin syöttää alustavia varauksia! Isojen seurojen arkea tulee helpottamaan myös varausvahvistusten tallennus MongoDB-tietokantaan, kun lähetettyjen viestien määrä vähenee ja kaikki vahvistukset saadaan hoidettua näppärästi yhdellä viestillä. Kukaan ei välitä samojen asioiden kirjaamisesta moneen kertaan. Siksipä helpotamme uuden varauksen luomista vanhan pohjalta uudella toiminnolla, joka tuo vanhalle varaukselle täytetyt tiedot automaattisesti uudelle varaukselle maksutapaa ja laskutusmerkintöjä lukuun ottamatta. Jatkossa uuden varauksen tekeminen, varauksen muuttaminen vakiovaraukseksi tai toistuvaksi varaukseksi sekä vakiovarauksen jatkaminen on yksinkertaista.

Jotta elämä tai ainakin varausten hallinta hymyilisi entisestään, lisäsimme varauslomakkeelle mahdollisuuden Tallenna ja jatka -painikkeeseen, minkä avulla voidaan tallennuksen jälkeen siirtyä suoraan varauksen toiselle välilehdelle esimerkiksi pin-koodien kiinnitystä varten, eikä varauslomaketta tarvitse avata uudelleen muita toimintoja varten. Kokonaiskuvan varaustilanteesta voi jatkossa saada pidemmältä ajalta, kun varauskalenterin näkymän asettaa kuuden viikon aikavälille perinteisen viikkonäkymän sijaan.

Asiakasrekisteri saa uusia toiminnallisuuksia

Asiakasrekisteriin tulee mahdollisuus erotella asiakkaat varaajaan ja maksajaan, jolloin varmistutaan, että maksajaksi tulee aina valituksi asiakas, jossa laskutustiedot ovat kunnossa. Samasta syystä samanlainen erottelun mahdollisuus tulee myös yhteyshenkilön merkintään. Varaajan yhteyshenkilöt sisältävät varauksen kannalta oleelliset yhteystiedot ja maksajan yhteyshenkilöt taas laskutuksen kannalta oleelliset tiedot. Jälleen varmistutaan, että varaukselle tulee valituksi maksajan yhteyshenkilöksi se yhteyshenkilö, jossa laskutustiedot ovat kunnossa.

Asiakasrekisterissä saattaa olla useita lähes samannimisiä asiakkaita, jolloin oikean asiakkaan löytäminen pelkällä nimellä voi olla vaikeaa. Tästä käytännön syystä lisäsimme asiakkaan hakuehtoihin myös yhteyshenkilön nimen ja laskutustunnisteen. Enää ei tarvitse sekoittaa samankaltaisten urheiluseurojen ja joukkueiden nimiä asiakashaussa. Varauslomakkeella ja hakukentissä voidaan jatkossa suorittaa haku myös asiakkaan nimen keskeltä. Esimerkiksi asiakas "Timmi Software Oy" tulee jatkossa hakutuloksiin myös hakusanalla "software".

Pienenä mutta kullanarvoisena lisäyksenä toimme käyttäjän työtä ja tietojen tallennusta helpottaaksemme asiakasrekisterin painikkeet sivun ylälaitaan. Varausten ja asiakasrekisterin hallinnan ohella olemme lisänneet muutaman näppärän ominaisuuden laskuttajalle ja pääkäyttäjälle sähköisen asioinnin muutoksia unohtamatta.

Loppusilaukset käytettävyyteen

Tilavarausohjelmisto 4.3 tuo uusia hakuehtoja hinnastoihin. Tarkoituksena on helpottaa tietyn tilan hinnastojen tarkistamista. Hinnastolista saa myös uusia sarakkeita, jotta hinnastoista saadaan laajemmat tiedot näkyviin. Jatkossa ei tarvitse siirtyä erikseen laskutusohjelmistoon katsoakseen tietyn varauksen laskutuksen tilaa. Laskutustiedot saadaan näkyviin varauslomakkeelle, kun varaus on laskutettu. Vapaus lisääntyy: aivan kuten hinnastolistan sarakkeita nyt myös laskutietoja voi eritellä haluamaansa järjestykseen.

Pääkäyttäjän työtä helpottaa jatkossa työkalu, jolla olemassa oleva käyttäjärooli voidaan kopioida uuden roolin pohjaksi. Kaikki vanhan roolin asetukset tulevat näin automaattisesti uudelle roolille käyttöön ja vain poikkeukset tarvitsee asettaa erikseen. Kukapa haluaisi aloittaa tyhjästä? Pääkäyttäjät saavat käyttöönsä monipuolisen näytön käyttäjien hakua ja raportointia varten. Lisäksi massatoiminnot mahdollistuvat eli muutoksia voidaan tehdä useampaan käyttäjätunnukseen samanaikaisesti. Sähköinen asiointi näkee uusimmassa päivityksessä ominaisuudet, joilla tunnusten muutoshistoria tulee käyttäjän tarkasteltavaksi ja Oma asiointi -sivun listojen sarakkeet muokattavaksi käyttäjän mieltymysten mukaan. Tällaisia uusia tuulia tällä kertaa. Kiitämme jälleen palautteesta, minkä pohjalta tätäkin kehitystyötä tehdään. Olettehan yhteydessä lisätietojen valossa.