Sähköinen kulunvalvonta kannattaa

19.04.2021

Viimeistään pandemia on osoittanut, että tilojen omatoiminen käyttö on tätä päivää. Imatralla digitaaliset ratkaisut mahdollistavat tilojen monipuolisen käytön, ja sähköisen kulunvalvonnan ansiosta tyhjät tilat ovat mukautuneet nopeasti turvallisiksi etätyötiloiksi.

Kun pandemia mullisti tilojen käytön

Monessa kunnassa pohditaan uudella tavalla kulunvalvonnan ratkaisuja, kun koronapandemia on pakottanut ihmiset etätyöloikkaan. Imatralla kehitysaskeleita on otettu jo pitkään, mikä on mahdollistanut vastuullisen toiminnan myös poikkeusaikoina. 

“Imatralla digitaalisia ratkaisuja on mietitty pitkään, mutta emme osanneet arvata, että niillä ohjattaisi korona-aikana ihmisiä tietynlaiseen vastuulliseen toimintaan. Sähköinen kulunvalvonta on tuonut meille paljon uusia mahdollisuuksia, esimerkiksi ryhmien välillä pystytään pitämään puolen tunnin tauko ennen kuin seuraava ryhmä pääsee PIN-koodilla tilaan sisälle. Olemme pystyneet ohjaamaan ratkaisuja turvalliseen suuntaan.”, Imatran tieto- ja digipalvelupäällikkö Marko Hyvönen kertoo.

Lisääntyvät etätyökäytänteet tarkoittavat tyhjiä seiniä ja tiloja, joille on hyvä löytää käyttöä. Imatralla on onnistuttu nopeasti löytämään uusia tapoja toimia sähköisen kulunvalvonnan ansiosta. Esimerkiksi kulttuuritilat mukautuivat nopeasti etätyötilaksi:

“Kulttuuritalo Virrasta otettiin kolme työtilaa, joihin laitettiin sähköinen kulunvalvonta eli verkkokaupasta pystyy nyt varaamaan ja maksamaan hyvin varustellun etätyötilan hyvillä verkkoyhteyksillä, ja sieltä saa PIN-koodin, jolla tilaan sitten pääsee, kun sitä tarvitsee. Ei mennyt kauaa, kun meillä oli tilat valmiina ja Timmissä varattavissa.”, Hyvönen kertoo.

Hyvönen on tyytyväinen, että valmiiksi tehdyistä kulunvalvonnan ratkaisuista on ollut hyötyä myös vallitsevan tilanteen aikana. Jos järjestelmiä ja lukituksia olisi lähdetty miettimään vasta pandemian alussa, ei mukautuminen olisi ollut niin ketterää. Toisaalta hän korostaa, että ratkaisujen aika nyt, koska samalla muotoillaan käytännöt tulevaisuudelle: 

“On hyvä aika miettiä uusia ratkaisuja, koska meillä on tiloja kiinni eli siellä pystytään tekemään tarvittaessa fyysisiä asennuksia ovilukkoihin. Jos liikuntapaikkoja suljetaan, henkilöstöä voi ohjata pohtimaan, miten omatoimisuutta voi lisätä uimahallissa. Nyt on aikaa kehittää ja väitän, että vanha normaali ei ole uusi normaali eli kun pandemia päättyy, kuntalaisilla ja meillä työntekijöillä on opittuna uusia tapoja ja vaatimuksia, joista varmasti monet jäävät elämään uusina hyvinä käytänteinä – ja jos niihin ei pystytä vastaamaan, niin sitten on liian myöhä. Onhan omatoimiselle tilojen varaamiselle kysyntää jo normaalioloissakin. Se on tätä päivää ja sitä pitää pystyä tarjoamaan!”

Turvallisesti yhdessä ja erillään

Kunnan tehtävä on tarjota kuntalaisille parempaa palvelua. Hyvönen toivoisi, että kunnat pystyisivät tarjoamaan kuntalaisille myös mahdollisuuden toimia vastuullisesti. Yksi osa sitä on sähköiset kulunvalvonnan ratkaisut.

“Toivoisin kuntalaisena, että kunta pystyisi tarjoamaan vastuullisia tapoja tilavarauksiin. Luulin olevani vastuullinen varatessani perheelleni yksityisen uinti- ja saunatilan, mutta todellisuudessa minulle tuli kolme ylimääräistä kontaktia, että sain avaimet käyttööni.”, Hyvönen pohtii.

Turvallisten verkkopalvelujen ja omatoimitilojen kysyntä tuskin loppuu pandemian jälkeenkään, minkä vuoksi niitä on tärkeää pystyä tarjoamaan. Sähköisen kulunvalvonnan avulla pystytään huolehtimaan tilojen turvallisesta käytöstä ilman ylimääräistä avainrumbaa.

“Timmi mahdollistaa tilojen varaamisen ja kulunvalvonta tilojen aineettoman käyttöönoton. Käytännössä perinteiset avaimet korvataan esimerkiksi PIN-koodilla. Meillä kulunvalvonta tapahtuu integroituna tilavaraukseen tai itsepalveluna ilman kassalla käyntiä.”, Timmin järjestelmämyyjä Maija Wasalska kertoo.

smart city järjestelmän symboleja rivissä

Imatralla on tavoitteena, että tilat ovat joustavasti käytössä ilman, että kenenkään tarvitsee vahtia ovella tai huolehtia manuaalisesti lukituksista. Esimerkiksi Mansikkalan koulukeskuksen tilat mukautuvat sähköisen kulunvalvonnan ansiosta opetuskäytön ohella harrastustoimintaan. 

“Me olemme Imatralla halunneet, että koulun tilat ovat käytössä aamusta iltaan, mikä tarkoittaisi, että siellä olisi iltaisin vahtimestari paikalla avaamassa ovia ja päästämässä ryhmiä sisään ilman PIN-koodilla liikkumista. Sähköinen kulunvalvonta mahdollistaa tilojen hyödyntämisen. Miksi pitäisimme hienoja liikuntatiloja tyhjillään, kun voimme ottaa kaiken investoinneista irti – ja kuntalaisten hyödyksi!”, Hyvönen toteaa.

Koulukeskuksen kokoinen kompleksi saattaa vaikuttaa suurelta kokonaisuudelta laittaa sähköisen kulunvalvonnan piiriin. Wasalska kuitenkin rauhoittelee, että lukitusratkaisut mietitään aina käyttötapausten mukaan ja harvassa kohteessa on kaikki ovet kulunvalvonnan piirissä:

“Asiakas, jolla on paras tieto kulkemisen tarpeesta ja ajankohdista, suunnittelee reitit ja hankkii lukitukset oviin. Me rakennamme integraation niihin oviin, mihin tarvitsee. Tarve voi myös muuttua, ja sitä mukaa tehdään integraatioita. Ensireaktio saattaa asiakkaalla olla, että miten tämä menee, kun meillä on sata ovea. Todellisuudessa saattaa riittää, että ovista kymmenen laitetaan kulunvalvonnan piiriin.”

Teknisesti kulkureittien muutokset ovat nopeasti tehtävissä, jos tulisi tarve esimerkiksi rajata liikkumista. 

“Mansikkalan koulussa päivisin ovet ovat koululaisille auki. Ulko-ovet menevät tiettyyn aikaan automaattisesti lukkoon, jolloin tila muuttuu omatoimiseksi. Suunnittelu lähti liikkeelle pohjapiirustuksesta, josta katsottiin kulkureitit, sen mukaan asennettiin ovilukitukset ja otettiin tarvittavat integraatiot käyttöön. Jos tarve tulisi, voisimme hyvinkin nopeasti muuttaa kulkureitit turvallisemmiksi.”, Hyvönen kertoo.

Aina muutosten ei tarvitse lähteä turvallisuudesta. Joskus voi olla hyvä pohtia, tarvitseeko liikuntasalin käyttäjä pääsyä musiikkiluokkaan.

Hyvinvoinnin hintalappu

Sähköisen kulunvalvonnan hyödyt eivät siis rajoitu vain poikkeusoloihin. Investoinnit hyvinvointiin ja kuntalaisten palveluihin maksavat itsensä takaisin. Kustannussäästöjen ohella Imatralla keskitytään siihen, miten kunta pystyy tarjoamaan mahdollisimman laajoja palveluja kuntalaisille yhä niukemmilla resursseilla.

“Meidän ohjenuorana on, että käytettävissä olevat resurssit hyödynnetään mahdollisimman hyvin, jotta voimme palvella kuntalaisia paremmin. Toki me olemme laskeneet investointeja koko ajan ja suhteuttaneet siihen, mitä on saavutettu. Sitten on asioita mitä ei voi laskea, kuten liikkumisen kautta kasvava kuntalaisten hyvinvointi.”, Hyvönen tähdentää.

Wasalska näkee arvokkaana, että Timmi pystyy järjestelmän toimittajan ja kehittäjän ominaisuudessaan mahdollistamaan sen, että kuntalaiset pystyvät turvallisesti käyttämään tiloja eikä resursseja hukata tyhjiin seiniin. Siinä missä Imatra kuntana haluaa huolehtia kuntalaisista, niin Timmi omalta osaltaan kunnista.

Imatra ei jämähdä paikoilleen

Pitkäjänteisellä työllä ja suunnittelulla rakennetun yhteistyön hedelmät päästiin keräämään viimeisen vuoden aikana. Wasalska ja Hyvönen kuitenkin korostavat, että ratkaisuja ei ole kehitetty yhdessä yössä.

“Olemme aloittaneet kokonaisuuden rakentamisen Imatralla jo vuosia sitten, ja kehitystä on tehty pikkuhiljaa hyvässä yhteistyössä. Toimittajana olemme pystyneet mahdollistamaan sen, että kunnat voivat tarjota kuntalaisille mahdollisimman laajamittaista ja joustavaa palvelua. Ei se ole hetkessä tapahtunut, vaan vaatinut molemminpuolista työtä.”, Wasalskan mukaan Imatran kanssa on ollut ilo kehittää uusia asioita.

“Meidän yhteistyötä voisi verrata koulujen digiloikkaan, jota on tehty vuosia ja rakennettu niin hyväksi kuin mahdollista. Sitten kun yhdessä yössä siirrytään etäopetukseen, niin meidän ei tarvinnut käydä läpi, onko meidän oppilailla laitteita, toimiiko heillä tunnukset tai osaavatko he mennä Teamsiin tunnille. Meillä keskityttiin siihen, että pidettiin 70 koulutusta opettajille viime keväänä. Tämä kuvaa sitä samaa runkoa, mitä koen, että olemme Timmin kanssa tehneet. Sparraamme puolin ja toisin ja olemme koko ajan miettimässä jotain uutta.”, Hyvönen kuvaa.

Koko ajan on hyvä aika miettiä tulevaisuuden tarpeita, naurahtaa Hyvönen ja kertoo, että tälläkin hetkellä heillä on Timmin kanssa kehityshanke työnalla.

Katso artikkeliin liittyvä webinaari täältä: TIMMI Kulunvalvonta – Sähköisillä ratkaisuilla tilat joustavaan ja turvalliseen käyttöön – YouTube