TIMMI Smart City -järjestelmää on kehitetty yhteistyössä Lahden kaupungin kanssa vastaamaan asiakkaiden tarpeita. Projektin keskiössä on alusta asti ollut asiakaslähtöisyys ja sähköisen asioinnin uudistaminen. Tavoitteena on palvelun parantaminen kuntalaisille. Nyt sähköinen asiointi 2.0 saapuu Lahteen.

Puolitoista vuotta kestänyt projekti on loppusuoralla ja Lahden uusi järjestelmä starttasi 1.9.2021. Sähköisen asioinnin uudistuksiin pääsee tutustumaan täällä.

Vuoden 2020 alkupuolella aloitettu projekti toteutettiin kolmessa vaiheessa. Ensimmäisenä toteutettiin koulupuolen operatiivisille käyttäjille heidän tarpeisiinsa tilavarausjärjestelmä, jonka avulla käyttäjien on helppo varata suoraan rakennuksen pohjakartasta luokkatiloja, mitä he käyttävät.

Laajempana toteutuksena oli sähköisen asioinnin kehittäminen kuntalaisten tarpeisiin. Kehitystyön tavoitteena on, että järjestelmän tulee olla kuntalaisille mahdollisimman yksinkertainen ja helppo käyttää. Toiveita ja vaatimuksia lähdettiin toteuttamaan aivan uudella käyttöliittymällä.

"Uusien ominaisuuksien toteuttaminen meidän vanhan käyttöliittymän päälle olisi tietysti ollut nopeampi ratkaisu, mutta uskon, että nykyinen modernimpi lopputulos on varmasti mieluisampi myös asiakkaalle. Lahti on ensimmäinen asiakkaamme, joka saa käyttöön tämän uuden sähköisen asioinnin käyttöliittymän, joka siis muuttui täysin ulkonäöltään ja sisältää paljon uusia toiminnallisuuksia. Projektin aikana olemmekin yhteisen dialogin pohjalta rakentaneet ja muokanneet paljon uusia ominaisuuksia juuri heidän toiveitaan kuunnellen.", kommentoi Timmin projektipäällikkö Juha Juutinen.

Timmin omaa tuotekehitystä on siivittänyt niin käyttäjiltä kuin asiakkaalta saatu palaute, minkä pohjalta uudenlainen käyttöliittymä rakennettiin nimenomaan sähköisen asioinnin ja rekisteröityneen asiakkaan näkökulmasta. Lahti on tarjonnut paljon hyviä ajatuksia siihen, mitä kaikkea asiakas haluaa.

"Asiakkaan näkökulma on ollut kaiken kehittämisen keskiössä ja olemme panostaneet siihen, että aidosti ymmärrämme asiakkaan tarpeen. Esimerkiksi alussa kävimme useamman vaatimusten määrittelypalaverin. Nyt on siis todella kuultu asiakasta!", Timmin järjestelmämyyjä Maija Wasalska iloitsee.

Uudet toiminnallisuudet lisäävät käyttäjäystävällisyyttä

Uutta käyttöliittymää on kehitetty visuaalisesti ja siinä on panostettu käyttäjäystävällisyyteen.

"Klikkausten määrää on vähennetty niin, että asiointi olisi käyttäjille helpompaa. Meillä on monta eri tapaa kirjautua järjestelmään: kirjaston tiloja voi esimerkiksi varata kirjastokortin numerolla ja PIN-koodilla ilman, että käyttäjän tarvitsee rekisteröityä erikseen. Jos on tiloja, joihin tarvitaan vahva tunnistautuminen, niin suomi.fi avulla pääsee sinne.", Juutinen summaa.

Kaikessa on pyritty siihen, että järjestelmän käyttäminen on mahdollisimman yksinkertaista. Heti etusivulta näkyvät omat varaukset, lainaukset ja hakemukset. Navigoinnin helpottamiseksi käyttäjät pystyvät hakemaan tuotteita ja tiloja nyt myös avainsanoilla.

"Enää ei tarvitse tietää tilan tai huoneen nimeä, vaan varattavaa kohdetta voi hakea esimerkiksi käyttötarkoituksen mukaan", Juutinen kuvaa.

Uuden järjestelmän toimittamiseen liittyi myös integraatioita, joiden tarkoituksena on automatisoida prosesseja - ja jälleen helpottaa tilojen käyttäjien arkea. Tutun laskutusjärjestelmän integraation ohella toteutettiin laajempia kokonaisuuksia:

       
• Älylukitus mahdollistaa tilojen omatoimisen iltakäytön. Timmiin tehdystä varauksesta lähtee ovelle automaattisesti tieto, että PIN-koodilla pääsee sisään.
       
• O365 kalenteri useaan eri tenanttiin mahdollistaa useamman toimialueella käytetyn tunnistuspalvelimen hyödyntämisen. Integraation jälkeen Timmiin voi tehdä varauksia O365 kautta.
       
• Kurre-liittymän avulla opetuksen tilavaraukset saadaan luotua TIMMI Tilavarausohjelmistoon. Kun Kurreen tehdään lukujärjestykset, niin niihin liittyvät varaukset siirtyvät automaattisesti Timmiin sovituin aikajaksoin.
       
• AD-integraatio ja suomi.fi-integraatio ovat järjestelmien nykypäivää. Integraatioiden jälkeen käyttäjä ei tarvitse enää erillisiä tunnuksia, vaan operatiivinen käyttäjä pääsee koneen tunnuksilla järjestelmään, kun taas kuntalainen käyttää pankkitunnuksia kirjautumiseen, rekisteröitymiseen ja maksamiseen.
       
• Tulossa on vielä kansalaisopistojen tarpeisiin TIMMI-Hellewi-liittymä, jonka avulla hallitaan isoa määrää kurssitiloja.

Kaiken lisäksi uusi sähköinen asiointi 2.0 on suoraan mobiiliyhteensopiva eli asiointi toimii mobiilissa täysin samalla tavalla kuin selaimessa.

Yhteistyöllä voittoon

Täysin uuden kehittäminen tuo aina omat haasteensa projektin hallintaan ja aikatauluttamiseen, mutta Juutinen on tyytyväinen lopputulokseen:

"Haastavammanhan projektista tekee se, että tehdään uutta verrattuna siihen, kun toimitetaan valmista ohjelmistoa. Tietysti projektipäällikön näkökulmasta sitä ajattelee, että nyt kun tuote lähtee tuotantoon ja maaliin on päästy, niin projekti on myös onnistunut. Positiivisin fiiliksin lähden katsomaan, mihin tämä tästä etenee."

Oman mausteensa kehitystyöhön toi koronapandemia, minkä vuoksi tapaamiset, koulutukset ja konsultoinnit oli tehtävä etänä. Wasalskan mukaan onnistunut projektin läpivieminen etänä kertoo siitä, että Timmi on sopeutumiskykyinen yritys:

"Tapasimme asiakkaan kanssa Lahdessa kaksi kertaa ennen kuin kaikki oli siirrettävä etäyhteyksien päähän. Näin me elämme ja ratkaisemme asioita tilanteen mukaan."

Kunnianhimoinen projekti meni lopulta nopeasti maaliin. Räätälöinnit ja integraatiot onnistuivat ja asiakas on niihin tyytyväinen. Wasalska kuvaa projektin olleen myyjälle opettavainen. Haasteista huolimatta päällimmäiseksi ovat jääneet mietteet onnistuneesta yhteistyöstä:

"Olemme tehneet kehittämistä hyvässä yhteistyössä ja kommunikaatio on ollut koko ajan hyvää asiakkaan kanssa."

Vuoropuhelu ja molempien osapuolten sitoutuminen projektiin ovat Juutisen mukaan elinehtoja onnistuneelle toteutukselle ja niitä onkin edistetty koko projektin ajan hyvässä yhteistyössä asiakkaan kanssa:

"Olemme kokoontuneet kerran viikossa ja käyneet läpi haasteita, toiveita ja kilpailutuksen vaatimuksia. Olemme tehneet kompromisseja keskustelujen pohjalta, kun on huomattu, että tämä toimisi ehkä näin paremmin. Vuoropuhelu on toiminut tilaajan kanssa todella hyvin."

Projektin päättymisen jälkeenkin on sovittu, että kerran kuukaudessa järjestetään tapaaminen jälkiseurantaa varten ja katsotaan, miten uusi käyttöliittymä lähtee toimimaan. Juutinen näkee, että tuen antaminen on hyvää projekti- ja asiakashallintaa, kun kyseessä on ensimmäisen asiakas kyseisessä järjestelmässä.

Sähköinen asiointi 2.0 saapui Lahteen syyskuussa. Tarkoituksena on kuitenkin saada uudet ominaisuudet, käyttöliittymä ja toiminnallisuudet myös muiden asiakkaiden käyttöön. Se on osa suurempaa TIMMI Smart City tulevaisuuden visiota.